Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi
pada rekan kerja baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu
Mekanisme Aliran Informasi
Mekanisme informasi dapat memengaruhi guna informasi itu sendiri saat informasi yang dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah dengan adanya Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan).
Alat alat dan teknik dalam distribusi informasi
Empat alat-alat dan teknik yang diperlukan dalam mendistribusikan/ mengalirkan informasi ini:
Kemampuan berkomunikasi yang memungkinkan manajer menggunakan kesempatan untuk memanfaatkan dimensi-dimensi komunikasi yang ada.
- Sistem untuk mengumpulkan dan memperoleh informasi.
- Metode pendistribusian informasi
- Proses pembelajaran tindakan (Lesson Learned Process)
ALIRAN INFORMASI
Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan dinterpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan – artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu.
Guetzkow (91965) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi denga tiga cara :
1. Serentak
2. Berurutan
3. Kombinasi antara serentak dan berurutan
Penyebaran pesan secara serentak
Maksudnya adalah penyebaran pesan yang dilakukan secara bersama dan pesan tersebut harus tiba dibeberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama. Penyebaran pesan tersebut memerlukan suatu rencana untuk menggunakan strategi atau tekhnik penyebaran pesan. Strategi dan tekhnik penyebaran pesan biasanya dipertimbangkan berasarkan waktu dan media apa yang digunakan agar pesan tersebut dapat cepat diterima oleh si penerima pesan.
Penyebaran pesan secara berurutan
Haney (1962) mengemukakan bahwa penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi, meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik. Dalam hal ini setiap individu penerima pesan pertama mula-mula menginterpretasikan pesan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.
Pola Aliran Informasi
Aliran informasi berkembang dari kontak antar pesona yang teratur dan cara-cara rutin pengiriman dan penerimaan pesan. Katz da Kahn (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratka nbahwa komunikasi diantara para nggota system tersebut di batasi.
Analisis eksperimental pola-pola ku\omunikasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu mengenai siapa berbicara kepada siapa mempunyai konsekuensi besar dalam berfungsinya organisasi. Menurutnya pola aliran informasi dibedakan menjadi :
Pola roda
Adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menrima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota orgnaisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya.
Pola lingkaran
Adalah pola informasi yang memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis system pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
Peranan Jaringan Kerja Komunikasi
Analisis jaringan telah mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi. Berikut adalah tujuh peranan jaringan komunikasi, antara lain :
1. Anggota klik
Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Prasyarat keanggotaan klik adalah bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut. Klik-terdiri dari individu-individu yang memiliki alasan formal, yang berhubungan dengan jabatan untuk melakukan kontak sekaligus juga mempunyai alasan informal yang bersifat antar pesona.
2. Penyendiri
Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawai-pegawai lainnya tetapi jelas merupakan anggota klik bila pesan-pesan berkenaan dengan perubahan dalam kebijakan dan prosedur organisasi.
3. Jembatan
Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai.
4. Penghubung
Adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut.Penghubung mengkaitkan satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang berlaku sebagai penyaring informasi.
5. Penjaga gawang
Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar apat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui system tersebut.
6. Pemimpin pendapat
Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua system social, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercaya orang-orang lainya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.
7. Kosmopolit
Adalah individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu-individu diluar organisasi. Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.
ARAH ALIRAN INFORMASI
Komunikasi kebawah
Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Adapun jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, antara lain :
- Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
- Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
- Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi
- Informasi mengenai kinerja pegawai
- Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
Informasi yang disampaikan dari seorang atasan kepada bawahan tidaklah begitu saja disampaikan, utamanya mereka harus melewati pemilihan metode dan media informasi. Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai, antara lain :
- Ketersediaan
- Biaya
- Pengaruh
- Relevansi
- Respons
- Keahlian
Adapun metode yang sering digunakan para atasan untuk menyampaikan informasi kepada bawahannya antara lain :
- Tulisan saja
- Lisan saja
- Tulisan diikuti lisan
- Lisan diikuti tulisan
Komunikasi ke Atas
Komunikasi keatas dalam sebuah orgaisasi berarti bahwa informasi menngalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Beberapa alasan pentingnya arus komunikasi keatas didasarkan pada :
Aliran informasi keatas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
Komunikasi keatas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima apa yang dikatakan kepada mereka.
Komunikasi keatas memungkinkan –bahkan mendorong-omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan dehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.
Komunikasi keatas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi kebawah.
Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.
Komunikasi keatas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
Kebanyakan analisis dan penelitian dalam komunikasi keatas menyatakan bahwa penyelia dan manejer harus menerima informasi berupa ; informasi yang memberitahukan apa yang dilakukan bawahan, menjelaskan persoalan-persoalan kerja, memberi saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka, dan mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, dan organisasi.
Komunikasi keatas dapat menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir manejer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) memberikan alasan mengapa komunikasi keatas terlihat amat sulit :
- Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
- Perasaan bahwa penyelia dan manejer tidak tertarik kepada masalah pegawai.
- Kurangnya penghargaan bagi komunikasi keatas yang dilkaukan pegawai.
- Peraaan bahwa penyelia dan manejer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Prinsip-prinsip saluran keatas
Planty dan machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman program komunikasi keatas. Prinsip-prinsip tersebut antara lain ;
- Program komunikasi keatas yang efektif harus direncanakan.
- Program komunikasi keatas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.
- Program komunikasi keatas yang efektif menggunakan saluran rutin
- Program komunikasi keatas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.
- Program komunikasi keatas yang efektif mencakup mendenngarkan secara objektif
- progaranm komunikasi keatas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah
- Progran komunikasi keatas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempuyai atasan yang sama.
Tujuan dari komunikasi horizontal adalah :
- Untuk mengkordinasikan penugasan kerja
- Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
- Untuk memecahkan masalah
- Untuk memperoleh pemahaman bersama
- Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
- Untuk menumbuhkan dukungan antar pesona
Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakkup semua jenis kontak antar pesona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan social dan lingkaran kualitas.
Komunikasi Lintas Saluran
Merupakan penyampaian informasi rekan sejawat yang melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan ataupun bawahan mereka. Mereka tidak melewati otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun mereka memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi; mereka dapat mengunjungi bagian lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal.
Komunikasi Informal, Pribadi, atau Selingan
Informasi informal / personal ini muncul dari interaksi diantara orang-orang, informasi ini tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga, dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan. Informasi yang mengalir sepanjang jaringan kerja selentingan terlihat berubah-ubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi selintingan digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan.
Hubungan
Goldbaher mendefinisikan organisasi sebagai sebuah jaringan hubungan yang saling bergantung, ini berarti bahwa hal-hal tersebut saling mempengaruhi dan saling dipengaruhi satu sama lainnya. Pola dan sifat hubungan dalam organisasi dapat ditentukan oleh jabatan dan peranan yang ditetapkan bagi jabatan tersebut. Namun individu-individu bertindak diluar struktur peranan, sehingga menciptakan jalinan komunikasi dan struktur. Hubungan-hubungan dalam organisasi berbeda ditinjau dari sifat antarpesona hubungan tersebut.
Hubungan Antar Pesona
Hubungan paling intim yang kita miliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antar teman, sesame sebaya, biasanya disebut hubungan antar pesona. Hubungan antar pesona cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah pihak melakukan hal-hal berikut :
- Menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif
- Menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri
- Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons yang relevan dan penuh pengertian
- Bersikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap menerima secara verbal maupun non verbal
- Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi dan ramah
- Berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.
Hubungan posisional
Hubungan posisional ditentukan oleh struktur dan tugas-tugas fungsional anggota organisasi. Menurut Koontz dan O’Donnel (1968) lusinan kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien individu dalam organisasi adalah ;
1. Kegagalan untuk merencanakan secara benar
Sebagian dari kegagalan untuk merencanakan dengan benar lebih banyak terletak pada pengaturan disekitar orang-orang dari pada pengaturan jabatan.
2. Kegagalan untuk menjernihkan hubungan
Kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan,dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya dalam pengorganisasian
Hubungan Atasan – Bawahan
Konsep hubungan atasan-bawahan bersandar kuat pada perbedaan dalam otoritas, yang diterjemahkan menjadi perbedaan dalam status, hak, dan pengawasan. Sintesa Jablin tentang komunikasi atasan bawahan memperkenalkan sembilan kategori masalah :
- Pola interaksi
- Keterbukaan
- Distorsi ke atas
- Pengaruh ke atas
- Jarak informasi semantic
- Atasan efektif versus atasan tidak efektif
- Sifat-sifat pribadi diad
- Umpan balik
- Pengaruh variable-variabel organisasi sistemik pada kualitas komunikasi atasan bawahan
Hubungan Berurutan
Informasi disampaikan ke seluruh organisasi formal oleh suatu proses; dalam proses ini orang dipuncak hierarki mengirimkan pesan ; kepada orang kedua yang kemudian mengirimkannya lagi kepada orang ketiga. Reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua menjadi pesan orang ketiga. Tokoh kunci dalam system ini adalah pengulang pesan (relayor).
Fungsi pengulang pesan
Seorang pengulang pesan menerima pesan dan membawanya sepanjang sebagian perjalanan pesan itu kearah beberapa titik akhir dengan cara yang amat mirip dengan kuda-kuda segar pengganti yang mengankut penunggangnya sepanjan rute, dan orang yang membawa tongkat dalam lomba lari estafet.
A.G. Smith (1973) memperkenalkan empat fungsi dasar yang dilkaukan seorang pengulang pesan, yaitu :
1. Menghubungkan
2. Menyimpan
3. Merentangkan
4. Mengendalikan
Para pengulang pesan adalah orang-orang perantara – penengah antara pengirim dan penerima. Mereka menghubungkan unit-unit system dengan menyelaraskan unit-unit tersebut satu sama lainnya. Adakalanya pengulang pesan mengubah pesan yang dibawanya untuk tujuan menghasilkan keharmonisan antara unit-unit dalam system tersebut, namun mengubah pesan bertentangan dengan etika memelihara dan melestarikan system. Meskipun demikian, dengan mengatur penyampaian, penyimpanan, dan penafsiran pesan, seorang pengulang pesan melakukan pengendalian atas system komunKASI
Guetzkow (1965) menyatakan bahwah aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dalam tiga cara, yaitu : serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara ini.
1. Penyebaran Pesan Secara Serentak
Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima sebagai tujuan akhir. Banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu imformasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.
Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Di pihak lain, suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan informasi kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama tetapi seperti yang dapat anda duga, tidak semua orang dapat hadir karena pertemuan cukup jauh. Memo merupakan media tertulis sedangkan pertemuan adalah bentuk lisan, atau suatu media tatap muka. Salah satu dari kedua metode tersebut atau kedua-duanya mungkin melancarkan penyebaran informasi secara serentak kepada sekelompok anggota organisasi; salah saatu kedua-duanya mungkin pula tidak efektif.
Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.
2. Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Haney (1962) mengemukakan bahwah ‘’penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi’’. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari si A kepada si B kepada si C kepada si D kepada si E dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya, dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.
Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”. Penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya, Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka.
Pola Aliran Informasi
Katz dan Kahn (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara anggota sistem tersebut di batasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa yang berbicara kepad siapa. Burrges (1969) mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa ‘’pesan mengalir menjadi amat teratur sehinggah kita dapat berbicara tenang jaringan atau struktur komunikasi’’, ia juga menyatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus.
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan infomasi yang disediakan oleh anggota organisai lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sestem pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
Pola lingkaran meliputi kombinasi orang-orang penyampai pesan cenderung lebih baik daripada pola roda yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat dalam keseluruhan aksesibilas anggota antara yang satu dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan –perubahan dalam tugas di pihak lain, pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan organisasi lebih stabil, menunjukan kecermatan tinggi dalam pemecahan masalah, cepat dalammemecakan masalah, tetapi terlihat cenderung mengalami kelebihan beban pesan dan pekerjaan.
Burgess (1969) mengamati bahwa sebagai upaya untuk memecahkan masalah dalam eksperimen-eksperimen, para anggota kelompok harus ‘’belajar bagaimana menangani peralatan eksperimen dengan benar dan efesien; dan bagai mana mengefisienkan pengiriman pesan kepada satu atau beberapa posisi yang dihubungkan dengan pesan-pesan tersebut”.
Ada 6 (enam) peranan jaringan komunikasi yaitu :
1. Opinion Leader, adalah pimpinan informal dalam organisasi.
2. Gate keepers, adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi.
3. Cosmopolites, adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya.
4. Bridge, adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan
8. kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.
5. Liasion, adalah sama peranannya dengan bridge tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.
6. Isolate, adalah organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.
Arah Aliran Informasi
1. Komunikasi Kebawah
Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, 1967). Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Khan, 1966) :
1. 1.Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan,
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi,
4. Informasi mengenai kinerja pegawai
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.
Pemilihan Metode dan Media Level (1972) mensurvei para penyedia dan meminta mereka untuk menilai keefektifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode-metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut (1) tulisan saja, (2) lisan saja,(3) tulisan di ikuti lisan, dan (4) lisan di tulisan. Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada pegawai (level dan galle, 1988).
- Ketersediaan. Metode-metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginventarisasikan metode yang tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat di tambahkan untuk suatu program keseluruan yang lebih efektif.
- Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan.
- Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.
- Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekedar menyampaikan informasi, dapat dilakukan dengan pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknis tertulis adalah metode yang mungkin akan dipilih.
- Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap infomasi tersebut.
- Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya.
2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan.
- Aliran informasi ke atas memberi onformasi berharga untuk pembuatan kepusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orng-orang lainnya (Sharma,1979).
- Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver, 1952).
- Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy, 1976).
- Komunikasi ke atas menumbuhkan aspresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty & Machaver, 1952).
- Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver, 1952).
- Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974).
Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi keatas terlihat amat sulit:
- Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
- Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai.
- Kurangnya penghargaan bagi komunikasi keatas yang dilakukan pegawai.
- Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Planty dan Machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman komunikasi ke atas.
1. Harus direncanakan.
2. Berlangsung secara berkesinambungan.
3. Menggunakan saluran rutin.
4. Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.
5. Mencakup mendengarkan secara objektif.
6. Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah.
7. Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.
3. Komunikasi Horizontal :
Komunikasi horizontal, yaitu Informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.
Tujuan komunikasi horizontal :
1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja.
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan.
3. Untuk memecahkan masalah.
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama.
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan.
6. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona.
Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Yang penting kelompok ini adalah kelompok kerja biasa yang membuat atau memperbaiki suatu produk. Lingkaran kualitas umumnya diberi tanggung jawab penuh untuk mengenali dan memecahkan masalah (Yager, 1980).
Saluran ini memungkinkan individu-individu mengoordinasikan tugas-tugas, membagi informasi, memecakan masalah, dan menyelesaikan konflik. Komunikasi horizontal dilakukan melalui kontak pribadi,telepon, email, memo, voice mail, dan rapat.
Untuk meningkatkan komunikasi horizontal, perusahaan (1) melatih karyawan dalam kerjasama tim dan tekhnik komunikasi, (2) membangun sistem penghargaan berbasis pencapaian tim alih-alih pecapai individu, dan (3) mendorong partisipasi penuh dalam fungsi-fungsi tim.
4. Komunikasi Lintas-Saluran
Komunikasi lintas saluran, adalah informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya. Mereka menempat bagian fungsional yang berbeda.
Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.
Fayol (1916-1940) menunjukkan bahwa komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang pantas, bahwa perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran.
Pentingnya komunikasi lintas-saluran dalam organisasi mendorong Keith Davis (1967) untuk menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf:
- Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi.
- Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka.
- Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.
5. Komunikasi Informal, Pribadi, Atau Selentingan
Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai ‘’metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa’’ (Stein, 1967). Komunikasi informal cenderung mengandung laporan ‘’rahasia’’ tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan ‘’apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang’’ daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling tidak sumbernya terlihat ‘’rahasia’’ meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia.
Sifat-Sifat Selentingan
Meskipun penelitian tentang sifat-sifat selentingan tidak ekstensif, sifat-sifat selentingan cukup lengkap seperti digambarkan berikut ini (W. L. Davis dan O’Connor, 1977):
- Selentingan berjalan terutama melalau interaksi mulut ke mulut.
- Selentingan umumnya bebas dari kendala-kendala organisasi dan posisi.
- Selentingan meyebarkan informasi dengan cepat.
- Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai suatu ‘’rantai kelompok’’ karena setiap orang menyampaikan selentingan cendrung mengabarkannya kepada sekelompok orang daripada hanya kepada satu orang saja.
- Para peserta dalam jaringan kerja selentingan cendrung menjalankan satu dari tiga peranan berukut: penghubung, penyendiri, atau pengakhir (dead-enders) -mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi.
- Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk orang-orang dalam organisasi tersebut.
- Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan ia menceritakannya kepada orang-orang lainnya.
- Bila suatu informasi yang disampaikan pada seseorang menyangkut sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan ia menyampaikan informasi tersebut kepad orang-orang lainnya.
- Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok-kelompok fungsional daripada antara kelompok-kelompok tersebut.
- Umumnya, 75% – 90% dari rincian pesan yang di sampaikan oleh selentingan adalah cermat; namun, seperti dikemukakan Keith Davis (1967) ‘’orang-orang cenderung beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya, karena kesalahan-kesalahannya lebih dramatik dan akibatnya lebih bekesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin seha-harinya. Selanjutnya, bagian-bagian yang kurang cermat seringkali lebih penting’’.
- Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat.
- Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan; jadi pemahaman mengenai selentingan dan bagaimana selentingan ini dapat memberi andil positif kepada organisasi merupakan hal yang penting.
Jumlah dan akibat pesan yang mengganggu, yang berlangsung melalui selentingan, dapat dikendalikan dengan menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka, yang memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horizontal, dan lintas- saluran yang terus terang, cermat, dan sensitive. Hubungan penyelia-bawahan yang efektif nampaknya penting untuk mengendalikan informasi selentingan. Penyelia dan menajer harus memberitahu pegawai bahwa mereka mengerti dan menerima informasi melalui seletingan tersebut, terutama bila hal itu mengungkapkan sesuatu yang menyangkut perasaan pegawai, bahkan bila informasinya tidak lengkap dan tidak selalu cemat.
Di beberapa organisasi atau perusahaan yang masih memegang budaya timur, tentu saja para bawahan masih segan atau sungkan untuk menyampaikan keberatan-keberatan mereka terhadap kebijaksanaan organisasi kepada atasan mereka. Pelampiasannya melalui komunikasi antar anggota-anggota organisasi dalam bentuk informal yaitu selentingan ini.
Cara penanganan terhadap informasi yang mengalir tentu saja berbeda-beda bagi tiap-tiap organisasi. Tetapi untuk hal ini mungkin bisa saja dijadikan sebagai contoh penanganan suatu masalan dalam organisasi. Jadi penting bagl para manajer atau penyelia memahami dan membantu agar selentingan bermanfaat bagi organisasi. Informasi yang sifatnya negatif belum tentu menghasilkan hal yang negatif juga. Itu tergantung bagaimana kita menangani dan menyikapi hal negatif tersebut.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa selentingan merupakan saluran alternative kedua yang paling sering dipergunakan dalam komunikasi organisasional. (Saluran yang paling sering digunakan adalah saluran langsung pegawai-atasan). Sebagai sumber informasi, selentingan berada di urutan kedua dari bawahan dari segi dapat dipercaya dan dikehendaki. Jadi, selentingan dianggap penting oleh pegawai, tetapi tidak selalu sebagai saluran komunikasi yang lebih disukai dalam organisasi
ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dalam hampir semua org. secara jelas merupakan suatu proses dinamis. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi sari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) vital dalam:
- perumusan dan implementasi tujuan organisasional
- peralatan dan sarana penting dimana keg.organisasional dilakukan.
- Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut.
POLA DAN PROSES KOMUNIKASI
Organisasi jelas memerlukan informasi.
Fase ekstensif: terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif
Fase intensif: perkembangan cepat secara kualitatif.
Proses komunikasi:
Pengirim
Sarana Pengiriman Berita
Penerima Berita.
Dengan Komunikasi diharapkan agar orang lain melakukan kegiatan seperti apa yang dikehendaki. Dengan Komunikasi diharapkan pula segala ketidakpastian menjadi pasti
Macam-macam tujuan komunikasi:
- Komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogram
- Komunikasi memulai dan menciptakan program; usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program.
- Komunikasi yg memberikan data penerapan strategi
- Komunikasi untuk menimbulkan program dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksanakan program
- Komunikasi yg memberikan info ttg hasil kegiatan dan informasi umpan balik utk pengawasan.
SALURAN KOMUNIKASI FORMAL
Aliran Vertikal
Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yg meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yg terjadi antara Atasan dan bawahan dlm organisasi.
- Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja ttt (spesifik)
- Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
- Untuk memberikan informasi ttg prosedur dan praktek-praktek organisasional
- Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dlm membantu org. menanamkan pengertian ttg tujuan-tujuan yg ingin dicapai.
Bentuk:
- rantai perintah
- plakat dan papan pengumuman
- majalah perusahaan
- surat pada karyawan
- buku petunjuk karyawan
- kotak informasi
- sistem pengeras suara
- secarik kertas tanda terima gaji
- laporan tahunan
- pertemuan kelompok
- serikat pekerja
Gerakan informasi ke atas (upward) mell. tingkatan2 hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan dihubungkan dengan fungsi pengawasan.
Bentuk:
- kontak tatap muka
- pertemuan kelompok
- prosedur pengaduan
- surat usulan
- pemberian saran
- wawancara
- kebijaksanaan pintu terbuka
- serikat sekerja
Aliran horizontal
Mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dlm suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan:
a. diantara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama
b. diantara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen
Aliran diagonal:
mencakup seluruh transmisi info yang memotong silang rantai perintah organisasi.
Komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis:
1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi.
persepsi selektif: sso akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya.
perbedaan individu dalam ketrampilan Komunikasi
2. Hambatan antar pribadi
kepercayaan:karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan.
kredibilitas; kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame
kesamaan pengirim-penerima
Hambatan organisasional
Status: Pada umumnya orang-orang lebih senang mengarahkan komunikasinya mereka ke individu2 yg statusnya lebih tinggi.
Orang-orang dg status tinggi pada umumnya lebih banyak berkom. Satu dengan yg lain yang berstatus lebih rendah.
Orang dg status lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orang-orang yang berstatus lebih rendah.
Transmisi hirarkis:
Hirarki dikembangkan tidak hanya untuk memudahkan pencapaian sasaran kegiatan tetapi juga karena sgt diperlukan untuk komunikasi Proses-proses individual ttt juga mengubah transmisi hirarkis
Penyingkatan (Condensation): para penerus berita sering cenderung mungubah isi berita dengan menyampaikan hanya pokok-pokok berita
Closure
Pengaharapan ( Expectation): penerus info sering membelokkan komunikasi ke arah yg sesuai dg sikap-sikap dan pengharapan2 merek sendiri.
Asosiasi: Bila peristiwa atau akibat-akibat terjadi bersamaan di masa lalu, pristiwa tsb sering dihub. satu dgn yang lain
Ukuran kelompok: Semakin besar kelompok akan semakin kecil kemungkinan tercapainya komunikasi yang memuaskan.
Kendala ruangan: karakter fisik ruangan akan mrmpengaruhi kuantitas dan kualitas komunikasi.
Faktor hambatan teknologis
Bahasa dan pengertian: Kata2 yang sama belum tentu punya pengertian yang sama.
Isyarat non verbal
Efektivitas saluran
PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
Audit Komunikasi: memeriksa seluruh proses-proses komunikasi
Teknik-teknik Peningkatan Efektivitas Komunikasi: penyelenggaraan pertemuan tahunan karyawan, penetapan saluran pribadi
Penggunaan umpan balik.
Pengembangan SIM (Sistem Informasi Manajemen): jaringan informasi yang diciptakan berdasarkan penelaahan situasi lingkungan
Komunikasi
ketika sso terlibat komunikasi ada 2 hal yang terjadi:
penciptaan pesan atau, lebih tepatnya penciptaan pertunjukan (display)
penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukan
pertunjukan pesan
menunjukkan (to display) berarti bahwa anda membawa sesuatu untuk diperhatikan sso atau orang lain. “menunjukkan” menyatakan bahwa “to display” berarti menempatkan sst shg terpandang dg jelas dan berada dlm suatu posisi menyenangkan bagi pengamatan ttt
agar pertunjukan menjadi bentuk komunikasi : harus melambangkan sesuatu. Contoh: berpakaian pada pagi hari: menciptakan pertunjukan bagi diri anda sendiri
Penafsiran pesan
Menguraikan atau memahami sst dengan cara tertentu.
Makna yang mempunyai pengaruh terhadap orang-orang
Bagaimana orang lain menafsirkan apa yang anda katakan
Kegagalan proses komunikasi: Pada saat kita menafsirkan pesan: perlu konteks. Komunikator dan komunikan berada pada konteks yang sama.I know the context and you know the context.
Pada saat kita berkomunikasi dengan orang yang:
Berbeda status sosial ekonomi
Berbeda pendidikan
Berbeda budaya: nilai-nilai kemandirian, ulet, working hard, prestasi, kemapanan, kepraktisan. Tidak sombong, kesopanan, menghargai sesama
Berbeda referensi: kerangka acuan.
Berbeda persepsi
Ada perbedaan cara pandang antara “wong cilik” dan pejabat.
• Aburizal mengatakan: kalo tidak bisa beli gas belilah minyak tanah
• Fahmi Idris : urusan TDL adl urusan pengusaha
• Banyak pengusaha bangkrut.: garmen, elektronika, tekstil, keramik, mebel, mainan anak2, transportasi
HUBUNGAN ALIRAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI
Informasi tidak mengalir dan tidak bergerak. Sesungguhnya yang terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interpretasi penyampaian, dan penciptaan penyampaian lainnya. Proses peristiwa hubungan yang bergerak dan berubah secara berkesinambungan adalah dinamik. Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik yang pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. Guetzkow menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi terjadi drngan tiga cara : serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara. Pola dalam aliran komunikasi dibagi menjadi pola roda dan lingkaran. Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh kepada individu di posisi sentral. Pola lingkaran adalah pola yang memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan lain melalui sistem pengulangan pesan. Arah aliran informasi dibagi menjadi komunikasi ke bawah, ke atas, horisontal, dan lintas-saluran. Contoh berdasarkan hasil wawancara saya dengan teman-teman mengenai aliran komunikasi yang dijalankan dalam organisasinya. Narasumber kita menyatakan bahwa aliran komunikasi yang digunakan bersifat kombinasi dari kedua cara dengan pola roda dan arah komunikasi ke bawah. Organisasi yang kami wawancarai dalam mendiskusikan suatu permasalahan atau rencana diawali dengan diadakan diskusi antara executive of board setelah itu hasil diskusi mereka disampaikan ke manager tiap divisi yang setelah itu di sampaikan lagi ke staff-staffnya. Dari contoh tersebut telihat bagaimana aliran komunikasi berjalan dalam organisasi itu.
Teknologi informasi sudah berkembang dengan pesat dan memiliki peran besar saat ini dalam menyampaikan pesan serta mendapat informasi dari luar. Saat ini teknologi komunikasi komputer seperti email, video conferencing, voice messaging, faksimil, dan papan buletin komputer mengubah cara kita bekerja. Teknologi komunikasi didefinisikan sebagai suatu sistem kegiatan atau kekuatan dua orang atau lebih yang dikoordinasikan secara sadar. Teknologi komunikasi menyatukan kemampuan komputer dan media komunikasi lainnya, juga menghubungkan manusia dengan manusia lainnya dan dengan kegiatan mereka yang berbeda. Teknologi komunikasi mengubah cara kerja suatu organisasi dengan tujuan menghasilkan penyelesaian pekerjaan yang lebih baik. Organisasi yang kami wawancarai memanfaatkan teknologi informasi dan membuktikan peran teknologi informasi sangat membantu dalam meningkatkan kinerja dari organisasinya. Organisasi tersebut menggunakan media internet diantaranya website, facebook, dan twitter dalam menyebarkan informasi mengenai organisasi mereka.
Menurut saya, aliran informasi dan teknologi informasi saling berhubungan dalam perannya di komunikasi. Dalam menyampaikan suatu informasi perlu diketahui bagaimana pesan itu disampaikan dan mengalir seharusnya agar semua orang mendapatkan informasinya. Selain itu dibutuhkan teknologi informasi sebagai media yang dapat membantu menyampaikan informasi tersebut agar orang lain dapat mengetahui pesan itu. Peran teknologi informasi dapat mengetahui aliran komunikasi yang seperti apa digunakan dan berjalan. Organisasi seperti yang saya contohkan diatas menjadi sebuah penggambaran mengenai informasi yang miliki kemudian disampaikan ke anggota-anggotanya serta menggunakan media seperti media sosial atau alat elektronik dalam menyampaikan informasi. Semakin berkembangnya teknologi informasi semakin besar organisasi menggunakan media tersebut dalam menyebarkan informasi. Dalam era globalisasi seperti sekarang ini peran teknologi informasi memiliki dampak besar sebagai tempat mendapatkan serta menyampaikan informasi agar semua orang tahu mengenai hal-hal yang sedang terjadi saat ini.
Referensi = Komunikasi Organisasi karya Wayne F. Pace
ALIRAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Posted on May 6, 2012
Aliran Informasi
Pengertian
Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu
Mekanisme Aliran Informasi
Mekanisme informasi dapat memengaruhi guna informasi itu sendiri saat informasi yang dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah dengan adanya Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan).
Alat alat dan teknik dalam distribusi informasi
Empat alat-alat dan teknik yang diperlukan dalam mendistribusikan/ mengalirkan informasi ini:
Kemampuan berkomunikasi yang memungkinkan manajer menggunakan kesempatan untuk memanfaatkan dimensi-dimensi komunikasi yang ada.
Sistem untuk mengumpulkan dan memperoleh informasi.
Metode pendistribusian informasi
Proses pembelajaran tindakan (Lesson Learned Process)
Alat alat dan teknik dalam distribusi informasi
Empat alat-alat dan teknik yang diperlukan dalam mendistribusikan/ mengalirkan informasi ini:
Kemampuan berkomunikasi yang memungkinkan manajer menggunakan kesempatan untuk memanfaatkan dimensi-dimensi komunikasi yang ada.
Sistem untuk mengumpulkan dan memperoleh informasi.
Metode pendistribusian informasi
Proses pembelajaran tindakan (Lesson Learned Process)
ALIRAN INFORMASI
Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan dinterpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan – artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu.
Guetzkow (91965) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi denga tiga cara :
1. Serentak
2. Berurutan
3. Kombinasi antara serentak dan berurutan
Penyebaran pesan secara serentak
Maksudnya adalah penyebaran pesan yang dilakukan secara bersama dan pesan tersebut harus tiba dibeberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama. Penyebaran pesan tersebut memerlukan suatu rencana untuk menggunakan strategi atau tekhnik penyebaran pesan. Strategi dan tekhnik penyebaran pesan biasanya dipertimbangkan berasarkan waktu dan media apa yang digunakan agar pesan tersebut dapat cepat diterima oleh si penerima pesan.
Penyebaran pesan secara berurutan
Haney (1962) mengemukakan bahwa penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi, meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik. Dalam hal ini setiap individu penerima pesan pertama mula-mula menginterpretasikan pesan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.
Pola Aliran Informasi
Aliran informasi berkembang dari kontak antar pesona yang teratur dan cara-cara rutin pengiriman dan penerimaan pesan. Katz da Kahn (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratka nbahwa komunikasi diantara para nggota system tersebut di batasi.
Analisis eksperimental pola-pola ku\omunikasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu mengenai siapa berbicara kepada siapa mempunyai konsekuensi besar dalam berfungsinya organisasi. Menurutnya pola aliran informasi dibedakan menjadi :
Pola roda
Adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menrima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota orgnaisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya.
Pola lingkaran
Adalah pola informasi yang memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis system pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
Peranan Jaringan Kerja Komunikasi
Analisis jaringan telah mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi. Berikut adalah tujuh peranan jaringan komunikasi, antara lain :
Anggota klik
Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Prasyarat keanggotaan klik adalah bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut. Klik-terdiri dari individu-individu yang memiliki alasan formal, yang berhubungan dengan jabatan untuk melakukan kontak sekaligus juga mempunyai alasan informal yang bersifat antar pesona.
Penyendiri
Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawai-pegawai lainnya tetapi jelas merupakan anggota klik bila pesan-pesan berkenaan dengan perubahan dalam kebijakan dan prosedur organisasi.
Jembatan
Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai.
Penghubung
Adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut.Penghubung mengkaitkan satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang berlaku sebagai penyaring informasi.
Penjaga gawang
Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar apat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui system tersebut.
Pemimpin pendapat
Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua system social, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercaya orang-orang lainya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.
Kosmopolit
Adalah individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu-individu diluar organisasi. Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.
Arah Aliran Informasi
Komunikasi kebawah
Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Adapun jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, antara lain :
Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi
Informasi mengenai kinerja pegawai
Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
Informasi yang disampaikan dari seorang atasan kepada bawahan tidaklah begitu saja disampaikan, utamanya mereka harus melewati pemilihan metode dan media informasi. Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai, antara lain :
Ketersediaan
Biaya
Pengaruh
Relevansi
Respons
Keahlian
Adapun metode yang sering digunakan para atasan untuk menyampaikan informasi kepada bawahannya antara lain :
Tulisan saja
Lisan saja
Tulisan diikuti lisan
Lisan diikuti tulisan
Komunikasi ke Atas
Komunikasi keatas dalam sebuah orgaisasi berarti bahwa informasi menngalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Beberapa alasan pentingnya arus komunikasi keatas didasarkan pada :
Aliran informasi keatas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
Komunikasi keatas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima apa yang dikatakan kepada mereka.
Komunikasi keatas memungkinkan –bahkan mendorong-omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan dehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.
Komunikasi keatas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi kebawah.
Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.
Komunikasi keatas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
Kebanyakan analisis dan penelitian dalam komunikasi keatas menyatakan bahwa penyelia dan manejer harus menerima informasi berupa ; informasi yang memberitahukan apa yang dilakukan bawahan, menjelaskan persoalan-persoalan kerja, memberi saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka, dan mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, dan organisasi.
Komunikasi keatas dapat menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir manejer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) memberikan alasan mengapa komunikasi keatas terlihat amat sulit :
Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
Perasaan bahwa penyelia dan manejer tidak tertarik kepada masalah pegawai.
Kurangnya penghargaan bagi komunikasi keatas yang dilkaukan pegawai.
Peraaan bahwa penyelia dan manejer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Prinsip-prinsip saluran keatas
Planty dan machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman program komunikasi keatas. Prinsip-prinsip tersebut antara lain ;
Program komunikasi keatas yang efektif harus direncanakan.
Program komunikasi keatas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.
Program komunikasi keatas yang efektif menggunakan saluran rutin
Program komunikasi keatas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.
Program komunikasi keatas yang efektif mencakup mendenngarkan secara objektif
progaranm komunikasi keatas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah
Progran komunikasi keatas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempuyai atasan yang sama.
Tujuan dari komunikasi horizontal adalah :
Untuk mengkordinasikan penugasan kerja
Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
Untuk memecahkan masalah
Untuk memperoleh pemahaman bersama
Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
Untuk menumbuhkan dukungan antar pesona
Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakkup semua jenis kontak antar pesona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan social dan lingkaran kualitas.
Komunikasi Lintas Saluran
Merupakan penyampaian informasi rekan sejawat yang melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan ataupun bawahan mereka. Mereka tidak melewati otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun mereka memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi; mereka dapat mengunjungi bagian lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal.
Komunikasi Informal, Pribadi, atau Selingan
Informasi informal / personal ini muncul dari interaksi diantara orang-orang, informasi ini tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga, dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan. Informasi yang mengalir sepanjang jaringan kerja selentingan terlihat berubah-ubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi selintingan digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan.
Hubungan
Goldbaher mendefinisikan organisasi sebagai sebuah jaringan hubungan yang saling bergantung, ini berarti bahwa hal-hal tersebut saling mempengaruhi dan saling dipengaruhi satu sama lainnya. Pola dan sifat hubungan dalam organisasi dapat ditentukan oleh jabatan dan peranan yang ditetapkan bagi jabatan tersebut. Namun individu-individu bertindak diluar struktur peranan, sehingga menciptakan jalinan komunikasi dan struktur. Hubungan-hubungan dalam organisasi berbeda ditinjau dari sifat antarpesona hubungan tersebut.
Hubungan Antar Pesona
Hubungan paling intim yang kita miliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antar teman, sesame sebaya, biasanya disebut hubungan antar pesona. Hubungan antar pesona cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah pihak melakukan hal-hal berikut :
1. Menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif
2. Menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri
3. Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons yang relevan dan penuh pengertian
4. Bersikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap menerima secara verbal maupun non verbal
5. Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi dan ramah
6. Berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.
Hubungan posisional
Hubungan posisional ditentukan oleh struktur dan tugas-tugas fungsional anggota organisasi. Menurut Koontz dan O’Donnel (1968) lusinan kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien individu dalam organisasi adalah ;
1. Kegagalan untuk merencanakan secara benar
Sebagian dari kegagalan untuk merencanakan dengan benar lebih banyak terletak pada pengaturan disekitar orang-orang dari pada pengaturan jabatan.
2. Kegagalan untuk menjernihkan hubungan
Kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan,dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya dalam pengorganisasian
Hubungan Atasan – Bawahan
Konsep hubungan atasan-bawahan bersandar kuat pada perbedaan dalam otoritas, yang diterjemahkan menjadi perbedaan dalam status, hak, dan pengawasan. Sintesa Jablin tentang komunikasi atasan bawahan memperkenalkan sembilan kategori masalah :
Pola interaksi
Keterbukaan
Distorsi ke atas
Pengaruh ke atas
Jarak informasi semantic
Atasan efektif versus atasan tidak efektif
Sifat-sifat pribadi diad
Umpan balik
Pengaruh variable-variabel organisasi sistemik pada kualitas komunikasi atasan bawahan
Hubungan Berurutan
Informasi disampaikan ke seluruh organisasi formal oleh suatu proses; dalam proses ini orang dipuncak hierarki mengirimkan pesan ; kepada orang kedua yang kemudian mengirimkannya lagi kepada orang ketiga. Reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua menjadi pesan orang ketiga. Tokoh kunci dalam system ini adalah pengulang pesan (relayor).
Fungsi pengulang pesan
Seorang pengulang pesan menerima pesan dan membawanya sepanjang sebagian perjalanan pesan itu kearah beberapa titik akhir dengan cara yang amat mirip dengan kuda-kuda segar pengganti yang mengankut penunggangnya sepanjan rute, dan orang yang membawa tongkat dalam lomba lari estafet.
A.G. Smith (1973) memperkenalkan empat fungsi dasar yang dilkaukan seorang pengulang pesan, yaitu :
1. Menghubungkan
2. Menyimpan
3. Merentangkan
4. Mengendalikan
Para pengulang pesan adalah orang-orang perantara – penengah antara pengirim dan penerima. Mereka menghubungkan unit-unit system dengan menyelaraskan unit-unit tersebut satu sama lainnya. Adakalanya pengulang pesan mengubah pesan yang dibawanya untuk tujuan menghasilkan keharmonisan antara unit-unit dalam system tersebut, namun mengubah pesan bertentangan dengan etika memelihara dan melestarikan system. Meskipun demikian, dengan mengatur penyampaian, penyimpanan, dan penafsiran pesan, seorang pengulang pesan melakukan pengendalian atas system komunKASI
Guetzkow (1965) menyatakan bahwah aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dalam tiga cara, yaitu : serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara ini.
1. Penyebaran Pesan Secara Serentak
Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima sebagai tujuan akhir. Banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu imformasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.
Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Di pihak lain, suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan informasi kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama tetapi seperti yang dapat anda duga, tidak semua orang dapat hadir karena pertemuan cukup jauh. Memo merupakan media tertulis sedangkan pertemuan adalah bentuk lisan, atau suatu media tatap muka. Salah satu dari kedua metode tersebut atau kedua-duanya mungkin melancarkan penyebaran informasi secara serentak kepada sekelompok anggota organisasi; salah saatu kedua-duanya mungkin pula tidak efektif.
Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.
2. Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Haney (1962) mengemukakan bahwah ‘’penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi’’. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari si A kepada si B kepada si C kepada si D kepada si E dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya, dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.
Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”. Penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya, Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka.
Pola Aliran Informasi
Katz dan Kahn (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara anggota sistem tersebut di batasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa yang berbicara kepad siapa. Burrges (1969) mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa ‘’pesan mengalir menjadi amat teratur sehinggah kita dapat berbicara tenang jaringan atau struktur komunikasi’’, ia juga menyatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus.
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan infomasi yang disediakan oleh anggota organisai lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sestem pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
Pola lingkaran meliputi kombinasi orang-orang penyampai pesan cenderung lebih baik daripada pola roda yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat dalam keseluruhan aksesibilas anggota antara yang satu dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan –perubahan dalam tugas di pihak lain, pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan organisasi lebih stabil, menunjukan kecermatan tinggi dalam pemecahan masalah, cepat dalammemecakan masalah, tetapi terlihat cenderung mengalami kelebihan beban pesan dan pekerjaan.
Burgess (1969) mengamati bahwa sebagai upaya untuk memecahkan masalah dalam eksperimen-eksperimen, para anggota kelompok harus ‘’belajar bagaimana menangani peralatan eksperimen dengan benar dan efesien; dan bagai mana mengefisienkan pengiriman pesan kepada satu atau beberapa posisi yang dihubungkan dengan pesan-pesan tersebut”.
Ada 6 (enam) peranan jaringan komunikasi yaitu :
1. Opinion Leader, adalah pimpinan informal dalam organisasi.
2. Gate keepers, adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi.
3. Cosmopolites, adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya.
4. Bridge, adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.
5. Liasion, adalah sama peranannya dengan bridge tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.
6. Isolate, adalah organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.
Arah Aliran Informasi
1. Komunikasi Kebawah
Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, 1967). Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Khan, 1966) :
1. 1.Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan,
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi,
4. Informasi mengenai kinerja pegawai
Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.
Pemilihan Metode dan Media Level (1972) mensurvei para penyedia dan meminta mereka untuk menilai keefektifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode-metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut (1) tulisan saja, (2) lisan saja,(3) tulisan di ikuti lisan, dan (4) lisan di tulisan. Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada pegawai (level dan galle, 1988).
1. Ketersediaan. Metode-metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginventarisasikan metode yang tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat di tambahkan untuk suatu program keseluruan yang lebih efektif.
2. Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan.
3. Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.
4. Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekedar menyampaikan informasi, dapat dilakukan dengan pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknis tertulis adalah metode yang mungkin akan dipilih.
5. Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap infomasi tersebut.
6. Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya.
2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia).
Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan.
1. Aliran informasi ke atas memberi onformasi berharga untuk pembuatan kepusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orng-orang lainnya (Sharma,1979).
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver, 1952).
3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy, 1976).
4. Komunikasi ke atas menumbuhkan aspresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty & Machaver, 1952).
5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver, 1952).
6. Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974).
Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi keatas terlihat amat sulit:
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai.
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi keatas yang dilakukan pegawai.
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Planty dan Machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman komunikasi ke atas.
1. Harus direncanakan.
2. Berlangsung secara berkesinambungan.
3. Menggunakan saluran rutin.
4. Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.
5. Mencakup mendengarkan secara objektif.
6. Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah.
7. Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.
3. Komunikasi Horizontal : Komunikasi horizontal, yaitu Informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.
Tujuan komunikasi horizontal :
1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja.
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan.
3. Untuk memecahkan masalah.
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama.
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan.
Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona.
Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Yang penting kelompok ini adalah kelompok kerja biasa yang membuat atau memperbaiki suatu produk. Lingkaran kualitas umumnya diberi tanggung jawab penuh untuk mengenali dan memecahkan masalah (Yager, 1980).
Saluran ini memungkinkan individu-individu mengoordinasikan tugas-tugas, membagi informasi, memecakan masalah, dan menyelesaikan konflik. Komunikasi horizontal dilakukan melalui kontak pribadi,telepon, email, memo, voice mail, dan rapat.
Untuk meningkatkan komunikasi horizontal, perusahaan (1) melatih karyawan dalam kerjasama tim dan tekhnik komunikasi, (2) membangun sistem penghargaan berbasis pencapaian tim alih-alih pecapai individu, dan (3) mendorong partisipasi penuh dalam fungsi-fungsi tim.
4. Komunikasi Lintas-Saluran
Komunikasi lintas saluran, adalah informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya. Mereka menempat bagian fungsional yang berbeda.
Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.
Fayol (1916-1940) menunjukkan bahwa komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang pantas, bahwa perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran.
Pentingnya komunikasi lintas-saluran dalam organisasi mendorong Keith Davis (1967) untuk menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf:
1. Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi.
2. Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka.
3. Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.
5. Komunikasi Informal, Pribadi, Atau Selentingan
Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai ‘’metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa’’ (Stein, 1967). Komunikasi informal cenderung mengandung laporan ‘’rahasia’’ tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan ‘’apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang’’ daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling tidak sumbernya terlihat ‘’rahasia’’ meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia.
Sifat-Sifat Selentingan
Meskipun penelitian tentang sifat-sifat selentingan tidak ekstensif, sifat-sifat selentingan cukup lengkap seperti digambarkan berikut ini (W. L. Davis dan O’Connor, 1977):
1. Selentingan berjalan terutama melalau interaksi mulut ke mulut.
2. Selentingan umumnya bebas dari kendala-kendala organisasi dan posisi.
3. Selentingan meyebarkan informasi dengan cepat.
4. Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai suatu ‘’rantai kelompok’’ karena setiap orang menyampaikan selentingan cendrung mengabarkannya kepada sekelompok orang daripada hanya kepada satu orang saja.
5. Para peserta dalam jaringan kerja selentingan cendrung menjalankan satu dari tiga peranan berukut: penghubung, penyendiri, atau pengakhir (dead-enders) -mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi.
6. Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk orang-orang dalam organisasi tersebut.
7. Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan ia menceritakannya kepada orang-orang lainnya.
8. Bila suatu informasi yang disampaikan pada seseorang menyangkut sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan ia menyampaikan informasi tersebut kepad orang-orang lainnya.
9. Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok-kelompok fungsional daripada antara kelompok-kelompok tersebut.
10. Umumnya, 75% – 90% dari rincian pesan yang di sampaikan oleh selentingan adalah cermat; namun, seperti dikemukakan Keith Davis (1967) ‘’orang-orang cenderung beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya, karena kesalahan-kesalahannya lebih dramatik dan akibatnya lebih bekesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin seha-harinya. Selanjutnya, bagian-bagian yang kurang cermat seringkali lebih penting’’.
11. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat.
12. Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan; jadi pemahaman mengenai selentingan dan bagaimana selentingan ini dapat memberi andil positif kepada organisasi merupakan hal yang penting.
Jumlah dan akibat pesan yang mengganggu, yang berlangsung melalui selentingan, dapat dikendalikan dengan menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka, yang memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horizontal, dan lintas- saluran yang terus terang, cermat, dan sensitive. Hubungan penyelia-bawahan yang efektif nampaknya penting untuk mengendalikan informasi selentingan. Penyelia dan menajer harus memberitahu pegawai bahwa mereka mengerti dan menerima informasi melalui seletingan tersebut, terutama bila hal itu mengungkapkan sesuatu yang menyangkut perasaan pegawai, bahkan bila informasinya tidak lengkap dan tidak selalu cemat.
Di beberapa organisasi atau perusahaan yang masih memegang budaya timur, tentu saja para bawahan masih segan atau sungkan untuk menyampaikan keberatan-keberatan mereka terhadap kebijaksanaan organisasi kepada atasan mereka. Pelampiasannya melalui komunikasi antar anggota-anggota organisasi dalam bentuk informal yaitu selentingan ini.
Cara penanganan terhadap informasi yang mengalir tentu saja berbeda-beda bagi tiap-tiap organisasi. Tetapi untuk hal ini mungkin bisa saja dijadikan sebagai contoh penanganan suatu masalan dalam organisasi. Jadi penting bagl para manajer atau penyelia memahami dan membantu agar selentingan bermanfaat bagi organisasi. Informasi yang sifatnya negatif belum tentu menghasilkan hal yang negatif juga. Itu tergantung bagaimana kita menangani dan menyikapi hal negatif tersebut.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa selentingan merupakan saluran alternative kedua yang paling sering dipergunakan dalam komunikasi organisasional. (Saluran yang paling sering digunakan adalah saluran langsung pegawai-atasan). Sebagai sumber informasi, selentingan berada di urutan kedua dari bawahan dari segi dapat dipercaya dan dikehendaki. Jadi, selentingan dianggap penting oleh pegawai, tetapi tidak selalu sebagai saluran komunikasi yang lebih disukai dalam organisasi
ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dalam hampir semua org. secara jelas merupakan suatu proses dinamis. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi sari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) vital dalam:
perumusan dan implementasi tujuan organisasional
peralatan dan sarana penting dimana keg.organisasional dilakukan.
Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut.
POLA DAN PROSES KOMUNIKASI
Organisasi jelas memerlukan informasi.
Fase ekstensif: terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif
Fase intensif: perkembangan cepat secara kualitatif.
Proses komunikasi:
Pengirim
Sarana Pengiriman Berita
Penerima Berita.
Dengan Komunikasi diharapkan agar orang lain melakukan kegiatan seperti apa yang dikehendaki. Dengan Komunikasi diharapkan pula segala ketidakpastian menjadi pasti
Macam-macam tujuan komunikasi:
Komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogram
Komunikasi memulai dan menciptakan program; usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program.
Komunikasi yg memberikan data penerapan strategi
Komunikasi untuk menimbulkan program dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksanakan program
Komunikasi yg memberikan info ttg hasil kegiatan dan informasi umpan balik utk pengawasan.
SALURAN KOMUNIKASI FORMAL
Aliran Vertikal
Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yg meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yg terjadi antara Atasan dan bawahan dlm organisasi.
Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja ttt (spesifik)
Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
Untuk memberikan informasi ttg prosedur dan praktek-praktek organisasional
Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dlm membantu org. menanamkan pengertian ttg tujuan-tujuan yg ingin dicapai.
Bentuk:
rantai perintah
plakat dan papan pengumuman
majalah perusahaan
surat pada karyawan
buku petunjuk karyawan
kotak informasi
sistem pengeras suara
secarik kertas tanda terima gaji
laporan tahunan
pertemuan kelompok
serikat pekerja
Gerakan informasi ke atas (upward) mell. tingkatan2 hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan dihubungkan dengan fungsi pengawasan.
Bentuk:
kontak tatap muka
pertemuan kelompok
prosedur pengaduan
surat usulan
pemberian saran
wawancara
kebijaksanaan pintu terbuka
serikat sekerja
Aliran horizontal
Mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dlm suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan:
a. diantara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama
b. diantara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen
Aliran diagonal:
mencakup seluruh transmisi info yang memotong silang rantai perintah organisasi.
HAMBATAN- HAMBATAN KOMUNIKASI
Komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis:
1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi.
persepsi selektif: sso akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya.
perbedaan individu dalam ketrampilan Komunikasi
2. Hambatan antar pribadi
kepercayaan:karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan.
kredibilitas; kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame
kesamaan pengirim-penerima
Hambatan organisasional
Status: Pada umumnya orang-orang lebih senang mengarahkan komunikasinya mereka ke individu2 yg statusnya lebih tinggi.
Orang-orang dg status tinggi pada umumnya lebih banyak berkom. Satu dengan yg lain yang berstatus lebih rendah.
Orang dg status lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orang-orang yang berstatus lebih rendah.
Transmisi hirarkis:
Hirarki dikembangkan tidak hanya untuk memudahkan pencapaian sasaran kegiatan tetapi juga karena sgt diperlukan untuk komunikasi Proses-proses individual ttt juga mengubah transmisi hirarkis
Penyingkatan (Condensation): para penerus berita sering cenderung mungubah isi berita dengan menyampaikan hanya pokok-pokok berita
Closure
Pengaharapan ( Expectation): penerus info sering membelokkan komunikasi ke arah yg sesuai dg sikap-sikap dan pengharapan2 merek sendiri.
Asosiasi: Bila peristiwa atau akibat-akibat terjadi bersamaan di masa lalu, pristiwa tsb sering dihub. satu dgn yang lain
Ukuran kelompok: Semakin besar kelompok akan semakin kecil kemungkinan tercapainya komunikasi yang memuaskan.
Kendala ruangan: karakter fisik ruangan akan mrmpengaruhi kuantitas dan kualitas komunikasi.
Faktor hambatan teknologis
Bahasa dan pengertian: Kata2 yang sama belum tentu punya pengertian yang sama.
Isyarat non verbal
Efektivitas saluran
PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
Audit Komunikasi: memeriksa seluruh proses-proses komunikasi
Teknik-teknik Peningkatan Efektivitas Komunikasi: penyelenggaraan pertemuan tahunan karyawan, penetapan saluran pribadi
Penggunaan umpan balik.
Pengembangan SIM (Sistem Informasi Manajemen): jaringan informasi yang diciptakan berdasarkan penelaahan situasi lingkungan Komunikasi ketika sso terlibat komunikasi ada 2 hal yang terjadi:
1. penciptaan pesan atau, lebih tepatnya penciptaan pertunjukan (display)
2. penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukan
pertunjukan pesan
A. menunjukkan (to display) berarti bahwa anda membawa sesuatu untuk diperhatikan sso atau orang lain. “menunjukkan” menyatakan bahwa “to display” berarti menempatkan sst shg terpandang dg jelas dan berada dlm suatu posisi menyenangkan bagi pengamatan ttt
B. agar pertunjukan menjadi bentuk komunikasi : harus melambangkan sesuatu. Contoh: berpakaian pada pagi hari: menciptakan pertunjukan bagi diri anda sendiri
Penafsiran pesan
1. Menguraikan atau memahami sst dengan cara tertentu.
2. Makna yang mempunyai pengaruh terhadap orang-orang
3. Bagaimana orang lain menafsirkan apa yang anda katakan
4. Kegagalan proses komunikasi: Pada saat kita menafsirkan pesan: perlu konteks. Komunikator dan komunikan berada pada konteks yang sama.I know the context and you know the context.
Pada saat kita berkomunikasi dengan orang yang:
1. Berbeda status sosial ekonomi
2. Berbeda pendidikan
3. Berbeda budaya: nilai-nilai kemandirian, ulet, working hard, prestasi, kemapanan, kepraktisan. Tidak sombong, kesopanan, menghargai sesama
4. Berbeda referensi: kerangka acuan.
5. Berbeda persepsi
TEKNOLOGI ORGANISASI
Klasifikasi teknologi di atas dikemukakan oleh Perrow. Perrow lebih memperhatikan teknologi pengetahuan daripada teknologi produksi. Ia mendefinisikan teknologi sebagai tindakan yang dilakukan individu terhadap sebuah objek, dengan atau tanpa bantuan alat atau perlengkapan mekanis, untuk membuat perubahan tertentu pada objek tersebut. Ia kemudian mengidentifikasikan hal tersebut dalam dua dimensi dasar, yaitu task variability dan problem analyzability yang kemudian dapat digunakan untuk menggambarkan matriks di atas yang mewakili empat jenis teknologi: routine, engineering, craft, dan non-routine.
Task variability merupakan banyaknya exemptions dalam tugas, yaitu frekuensi kejadian tak terduga dalam suatu proses. Sedangkan analyzability merupakan kemudahan menganalisis kegiatan dan menguraikan kegiatan menjadi langkah-langkah yang jelas, terukur & mekanistik sehingga penyimpangan mudah dideteksi.
Routine technologies memiliki variasi tugas yang sedikit dan masalah yang mudah dianalisis. Dapat dikatakan bahwa cara terbaik menyelesaikan kebanyakan teknologi rutin adalah melalui koordinasi dan control yang distandarisasi. Teknologi tersebut harus dikaitkan dengan struktur yang mempunyai formalisasi maupun sentralisasi yang tinggi. Teknologi ini lebih ke arah struktur organisasi mekanik. Proses mass production yang digunakan untuk mebuat baja atau mobil atau untuk memurnikan minyak termasuk dalam kategori ini. Pekerjaan seorang kasir bank juga merupakan contoh aktivitas yang termasuk dalam routine technologies.
Engineering technologies mempunyai variasi tugas yang tinggi dan kompleks, tetapi dapat ditangani secara rasional dan sistematis. Karena memiliki variasi yang tinggi namun dapat dianalisis maka, harus mempunyai pengambilan keputusan yang di-sentralisasi sambil tetap memperthankan fleksibilitas melalui formalisasi yang rendah.teknologi ini hamper mengarah ke struktur oranisasi mekanik. Konstruksi gedung perkantoran termasuk dalam kategori ini, seperti halnya aktivitas yang dilakukan oleh akuntan pajak.
Craft technologies ada kaitannya dengan masalah yang relative sukar, tetapi dengan sedikit variasi. Aliran kegiatan stabil, tidak analyzable, sehingga perlu latihan, pengalaman, intuisi, kebijaksanaan. Dalam pemecahan masalah harus dilakukan oleh mereka yang paling banyak pengalaman dan pengtahuannya, maka hal ini berarti desentralisasi. Teknologi ini hampir mengarah ke struktur organisasi organic. Termasuk didalamnya para pembuat sepatu, tukang memperbaiki meubel, atau pekerjaan para aktris
Non-routine technologies memilki banyak variasi tugas tinggi, pencapaian obyektif tidak analyzable, analisis masalah memerlukan usaha yang besar. Teknologi ini menuntut fleksibilitas. Pada dasarnya mereka akan di-desentralisasi, memiliki iteraksi tinggi diantara semua anggota, dan mempunyai ciri tingkat formalisasi yang minim. Teknologi ini mengarah ke strukutur organisasi organic. Contoh dari teknologi ini dapat disebut perencanaan strategi dan aktivitas penelitian dasar.
Perrow berpendapat jika masalah dapat dipelajari secara sistematis, dengan menggunakan analisis yang rasional dan logis, maka sel 1 atau 2 dapat digunakan. Masalah yang dapat ditangani hanya dengan intuisi, menduga-duga atau penglaman yang tidak dianalisis membutuhkan teknologi dari sel 3 atau 4. Demikian pula jika masalah baru yang tidak biasa atau tidak dikenal muncul secara teratur, maka masalah itu akan berada pada sel 2 atau 4. Jika masalahnya dikenal, maka yang cocok adalah sel 1 atau 3.
Teknologi Organisasi
Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik, dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam organisasi, yang juga menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yangdigunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan.
Pembahasan Teknologi Organisasi dilakukan dengan membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu Organisasi perusahaan manufaktur dan Organisasi perusahaan non-manufaktur.
Perusahaan Manufaktur, Menurut Woodward ada tiga teknologi produksi
a. Pembuatan produk tunggal.
b. Produksi masal (Teknologi mass produk).
c. Produksi menurut proses, produk dihasilkan oleh proses yang berjalan otomatis.
Perusahaan Non Manufaktur, Menurut James Thompson mengelompokkan teknologi menjadi,
a. Teknologi perantara.
b. Teknologi rangkaian panjang, terdiri dari tahapan-tahapan yang berurutan.
c. Teknologi insentif, kumpulan dari berbagai jenis layanan khusus
Penelitian dari Universitas Aston di Birmingham, merumuskan skala pengklasifikasian teknologi organisasi sebagai berikut,
a. Otomatisasi peralatan, persentasi kegiatan yang dilakukan oleh mesin.
b. Fleksibilitas aliran kegiatan, fleksibilitas peralatan yang digunakan dalam kegiatan.
c. Ketelitian evaluasi proses, pengukuran secara kuantitatif.
Teknologi pada bagian-bagian
Oleh Charles Perrow ada 2 dimensi kegiatan kerja yaitu Variasi Tugas, menunjukan banyaknya kekecualian dalam tugas. Berikutnya Kemudahan Analisis, pekerjaan yang mudah dianalisis. Kemudian dijabarkan dalam empat jenis teknologi: 1. Teknologi rutin, 2. Teknologi non rutin, 3. Teknologi craft, 4. Teknologi Engineering.
Imperatif Teknologi
Pengaruh teknologi terhadap struktur organisasi pada awal mulany ditemukan oleh penelitian Woodward pada kelompok perusahaan manufaktur. Dunia organisasi menjadi terlalu yakin bahwa teknologi merupakan faktor yang paling penting dalam kemajuan organisasi. Akan tetapi kelompok Aston tidak mendukung imperatif teknologi dan menunjukkan bahwa terdapat variabel-variabel lain seperti ukuran ataupun kondisi lingkungan, yang diduga lebih berpengaruh terhadap struktur organisasi.
Dari berbagai penelitian mengenai teknologi dapat ditarik kesimpulan hubungan teknologi dengan struktur ternyata bersifat terbatas dan bahwa pengaruh teknologi terhadap struktur terasa pada bagian dari suatu organisasi ataupun pada organisasi yang ukurannya kecil. Sementara itu struktur suatu organisasi terutama pada organisasi besar, merupaka hasil akhir dari berbagai macam pengaruh yaitu pengaruh teknologi, ukuran, dan lingkungan organisasi. Oleh karena itu, maka dalam merencanakan desain dari suatu organisasi berukuran besar, sebaiknya organisasi besar itu dipandang sebagai suatu rangkaian bagian yang masing masing dipengaruhi oleh teknologi dengan cara yang berbeda beda.
SUMBER
Robbin, Stephen P., Teori Organisasi : Struktur, Disain dan Aplikasinya, Jakarta : Arecan.
Lubis, S.B. Hari dan Martani Huseini (2009). Pengantar Teori Organisasi: Suatu Pendekatan Makro. Jakarta: Departemen Ilmu Administrasi, FISIP UI. Bab 5.994
Tidak ada komentar: