Katarizon

Menjelang Pemilihan Presiden Mahasiswa Universitas Riau 2014 tinggal beberapa hari lagi (11 maret 2014), kita kembali diingatkan dengan konflik mahasiswa UR 2012 silam, mengingat ini adalah PEMIRA pertama setelah tragedi itu, besar kemungkinan dapat terulang kembali, terlebih beberapa pasang calon yang adalah orang-orang dibalik tragedi menyedihkan, menjijikkan dan memalukan ini.

Sekedar mengingatkan kembali kepada kawan-kawan bahwa UR masih sangat rentan konflik seperti ini, untuk itu saya menghimbau kepada seluruh mahasiswa UR untuk sama-sama mencegah agar tidak terulang kembali, terutama kepada Panitia Penyelenggara Pemilihan Raya, dan pendukung semua kandidat. Cukup kejadian yang sudah-sudah mempermalukan Universitas kita sebagai pusat pendidikan di Riau, mempermalukan Marwah Melayu sebagai pokok kebudayaan yang santun, dan terkhusus mempermalukan ISLAM sebagai agama yang membawa Rahmat bagi sekalian alam..

Pendahuluan

 Organisasi birokrasi di kalangan masyarakat selama ini dipahami sebagai sebuah organisasi yang melayani masyarakat dengan berbagai pandangan negatif antara lain, yaitu proses pengurusan surat atau dokumen lain yang berbelit-belit, tidak ramah, tidak adil, tidak transparan, mempersulit dan memperlama pelayanan, dan sebagainya. Tidak salah jika masyarakat akhirnya menggambarkan birokrasi dengan hal-hal seperti itu, karena pengalaman-pengalaman yang tidak mengenakkan yang mereka alami secara langsung membuktikan bahwa birokrasi yang ada tidak berjalan sesuai apa yang seharusnya.  Hingga banyak pertanyaan-pertanyaan yang bermunculan tentang apakah memang seperti itu gambaran birokrasi (juga di Indonesia) saat ini ? Bagaimana dengan teori-teori yang telah diciptakan agar birokasi ini dapat berjalan dengan baik?

Defenisi Birokrasi

Banyak sekali para ahli atau tokoh yang mendefinisikan tentang birokrasi, diantaranya adalah

Dari beberapa ahli yang sudah mendefinisikan birokrasi tersebut, bisa kita simpulkan bahwa sebenarnya secara umum birokrasi adalah tata kerja pemerintahan agar tujuan negara bisa tercapai secara efektif dan efisien. Oleh karena itu kita harus obyektif dan terbuka dalam tatanan kerja ini untuk tujuan bersama (bukan per individu atau per orang).

Contoh di dalam pemerintahan Indonesia

Untuk menggambarkan organisasi dalam pemerintahan negara Indonesia, maka birokrasi bisa didefinisikan sebagai keseluruhan organisasi pemerintah, yang menjalankan tugas-tugas negara dalam berbagai unit organisasi pemerintah dibawah Departemen dan Lembaga-lembaga Non Departemen, baik di tingkat pusat maupun di daerah seperti di tingkat Propinsi, Kabupaten, dan Kecamatan, bahkan pada tingkat Kelurahan dan Desa. Sedangkan Birokrat dalam arti pejabat pimpinan tingkat atas dan menengah dalam suatu struktur organisasi pemerintah umum. Jadi birokrat terdiri dari unsur-unsur pimpinan yaitu para pejabat dalam organisasi pemerintahan baik di pusat maupun di daerah.

Makna Birokrasi

Meskipun secara umum sudah ada penjelasan atau definisi tentang birokrasi, tetapi dalam khasanah ilmu pengetahuan perbedaan pendapat dan pandangan sangat dihargai. Demikian juga dengan perbedaan pandangan tentang birokrasi. Ada beberapa tokoh atau ahli yang memandang birokrasi secara positif, ada juga yang secara negatif, tetapi ada juga yang melihatnya secara netral (value free).

Teori-Teori dalam Birokrasi

Dalam ilmu sosial, ketika muncul definisi, sudah pasti tidak mungkin hanya dilihat dari satu aliran/ perspektif/ pemikiran/ teori saja, karena ilmu sosial mempelajari tentang manusia yang antara satu dan lainnya punya banyak perbedaan (misalnya berbeda tentang latar belakangnya, status ekonominya, status sosialnya, adat istiadatnya, dan sebagainya). Sehingga ilmu sosial adalah ilmu yang kaya akan pemikiran dan pendapat atau sudut pandang.

Aliran pemikiran tentang birokrasi ini dikenal dengan istilah TEORI. Dalam ilmu politik terdapat beberapa teori (yang menonjol) dalam membentuk institusi (birokrasi) di berbagai negara, yakni :

 1.    Teori rational-administrative model

Teori ratinal administrative model adalah model yang dikembangkan oleh Max Weber. Model ini menyatakan bahwa birokrasi yang ideal adalah birokrasi yang berdasarkan pada sistem peraturan yang rasional, dan tidak berdasarkan pada paternalisme kekuasaan dan kharisma. Dalam teori ini, birokrasi harus dibentuk secara rasional sebagai organisasi sosial yang dapat diandalkan, terukur, dapat diprediksikan, dan efisien.

Penciptaan birokrasi secara rasional ini adalah tuntutan demokratisasi yang mensyaratkan diimplementasikannya law enforcement dan legalisme formal dalam tugas-tugas penyelenggaraan negara. Oleh karena itu birokrasi harus diciptakan sebagai sebuah organisasi yang terstruktur, kuat, dan memiliki sistem kerja yang terorganisir dengan baik. Contoh penerapan dari teori ini adalah pada negara-negara dengan tipe kepemimpinan yang dominan.

Teori ini dikemukan oleh Max Weber dalam buku : The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism. Ia menulis juga buku-buku lain, antara lain adalah The Theory of Social and Economic Organization, buku yang diharapkan Weber menjadi karyanya yang terbesar tetapi tidak dapat diselesaikannya hingga saat ajalnya. Pandangan Weber tentang organisasi tercermin juga pada buku yang berjudul From Max Weber : Essays in Sociology yang diterjemahkan dan disantun oleh H.H. Gerth dan C.Wright. 

Model organisasi birokratis diperkenalkan oleh Max Weber.Weber  membahas peran  organisasi  dalam  suatu  masyarakat  dan ia  mempertanyakan bentuk  organisasi  yang  sesuai  pada  akhir  abad ke-9. Organisasi birokratis menurut Weber dapat menjamin tercapainya alokasi sumber yang terbatas ada sebuah masyarakat  yang  kompleks  seperti  masyarakat industri Eropa. Ia juga mengemukakan  adanya  7  ciri  yang  dapat dijumpai pada sebuah oragnisasi birokratis, yaitu :

Bentuk  organisasi  yang  ditunjukkan  oleh  Weber dengan  tujuh dimensi tersebut merupakan bentuk ideal dari organisasi birokratis. Kebanyakan dimensi tersebut tampak di jalankan pada banyak organisasi yang ada di sekeliling kita, seperti hirarki otoritas, pembagian tugas dan penggunaan dokumen tertulis. Tetapi jarang sekali dijumpai organisasi yang  mampu  menjalankan  ke tujuh dimensi tersebut secara sempurna. Apabila setiap kegiatan organisasi dicatat secara tertulis misalnya, maka organisasi akan penuh dengan dokumen sehingga akan menghambat seluruh pekerjaan lainnya

Otoritas dalam Organisasi 

Prinsip  hirarki  yang  dinyatakan sebelumnya  menuntut  adanya otoritas yang lebih besar pada tingkatan yang lebih tinggi agar dapat melakukan pengaturan dan pengawasan terhadap tingkatan yang lebih rendah. Weber menyatakan bahwa terdapat 3 jenis otoritas, yang berpengaruh terhadap  pola kepemimpinan  maupun kegiatan pengambilan keputusan dalamsuatu organisasi, yaitu :

Hubungan Ukuran Organisasi Terhadap Birokrasi

Lebih dari 100 penelitian telah dilakukan untuk menjawab pertanyaan- pertanyaan ini. Sebagian besar akhirnya menunjukkan bahwa organisasi besar  pada umumnya mempunyai perbedaan dari organisasi kecil,  terutama perbedaan pada beberapa dimensi dari strukturnya, seperti :

Konsep birokrasi ideal Weber tersebut menekankan bagaimana seharusnya mesin birokrasi itu secara profesional dan rasional dijalankan. Memahami upaya Weber dalam menciptakan konsep tersebut, perlu kiranya kita  menghargai logika pendekatan yang digunakan dan pemikiran baru yang dikemukakannya yang mencerminkan keadaan semasa hidupnya. Birokrasi ideal tersebut merupakan konstruksi abstrak yang membantu konstruksi kita memahami kehidupan sosial. Satu hal yang amat penting ialah memahami mengapa birokrasi itu dapat diterapkan dalam kondisi organisasi tertentu, dan apa yang membedakan kondisi tersebut dengan kondisi organisasi lainnya.

Terdapat 7 Konsep Modern Tentang Birokrasi Rasional tergambar oleh penjelasan para pemikir seperti Weber, Peter Blau, de Gourney, dan Mill. Diantaranya yaitu:

1.    Birokrasi sebagai Organisasi Rasional
2.    Birokrasi sebagai Inefisiensi Organisasional
3.    Birokrasi sebagai Kekuasaan yang dijalankan oleh Pejabat
4.    Birokrasi sebagai Administrasi Negara (Publik)
5.    Birokrasi sebagai Administrasi yang dijalankan oleh Pejabat
6.    Birokrasi sebagai sebuah Organisasi
7.    Birokrasi sebagai Masyarakat Modern.

Birokrasi di Negara berkembang  

Birokrasi di negara sedang berkembang diharapkan berperan dalam banyak hal, yaitu:

Selain itu birokrasi di negara sedang berkembang juga sangat berperan sebagai “pendidikan” masyarakat. Melalui kegiatan-kegiatan pelayanan, pengaturan, dan pemberdayaan, birokrasi mengajarkan kepada masyarakat kebijakan dan praktek penyelenggaraan pemerintahan yang sebenarnya. Isi dan cara kegiatan-kegiatan itu dilakukan oleh aparat pemerintah secara nyata, dan merupakan bahan ajaran bagi masyarakat tentang makna dan manfaat penyelenggaraan pemerintahan.

Indonesia sebagai salah satu negara yang sedang berkembang dan baru beberapa tahun mengalami perubahan paradigma dalam sistem perpolitikan, netralitas pegawai negeri sipil (PNS) secara terus menerus diupayakan agar tidak dijadikan kendaraan politik dari kepentingan politik suatu golongan atau kelompok. Sebagai aparatur negara,  PNS yang memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka pencapaian tujuan nasional dituntut kesetiaan dan ketaatannya kepada Pancasila, UUD ’45, bekerja secara profesional dan tanggung gugat (akuntabel), serta berorientasi pada hasil (outcome), dan bukan pada input atau masukan dan keterukuran.

Perkembangan birokrasi yang pada intinya dilaksanakan oleh para birokrat atau pegawai negeri di Indonesia tidak jauh berbeda dengan pengalaman negara sedang berkembang lain yang mendapat kemerdekaannya setelah Perang Dunia II. Korps kepegawaian pada masa penjajahan sebenarnya tidak ada bagi pribumi yang bekerja di instansi pemerintahan kolonial. Mereka hanya pembantu-pembantu dari pegawai-pegawai warga negara penjajah. Dengan demikian, kelahiran korps pegawai negeri di Indonesia (KORPRI) tidak merupakan kelanjutan dari korps kepegawaian masa penjajahan, tetapi tumbuh dan berkembang sejak Proklamasi 1945.

Dengan perkembangan seperti itu semangat kepegawaian di Indonesia dapat disamakan dengan perkembangan kepegawaian di Amerika Serikat yaitu merupakan sarana keikutsertaan rakyat di dalam kegiatan pemerintahan dan kehidupan bernegara. Ketentuan-ketentuan universal tentang pejabat negara juga tampak di dalam UUD’45, yaitu:

Birokrasi Weberian selama ini banyak diartikan sebagai fungsi sebuah biro.Suatu biro merupakan jawaban yang rasional terhadap serangkaian tujuan yang telah ditetapkan. Ia merupakan sarana untuk merealisasikan tujuan-tujuan tersebut. Seorang pejabat seyogyanya tidak menetapkan tujuan-tujuan yang ingin dicapai tersebut. Penetapan tujuan merupakan fungsi politik yang menjadi masternya. Setiap pekerja atau pejabat dalam birokrasi pemerintah merupakan pemicu dan penggerak dari sebuah mesin yang tidak mempunyai kepentingan pribadi. Setiap pejabat pemerintah tidak mempunyai tanggung jawab publik kecuali pada bidang tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Kesimpulan 

Dari beberapa ahli yang sudah mendefinisikan birokrasi tersebut, bisa kita simpulkan bahwa sebenarnya secara umum birokrasi adalah tata kerja pemerintahan agar tujuan negara bisa tercapai secara efektif dan efisien. Oleh karena itu kita harus obyektif dan terbuka dalam tatanan kerja ini untuk tujuan bersama (bukan per individu atau per orang).

Penciptaan birokrasi secara rasional ini adalah tuntutan demokratisasi yang mensyaratkan diimplementasikannya law enforcement dan legalisme formal dalam tugas-tugas penyelenggaraan negara. Oleh karena itu birokrasi harus diciptakan sebagai sebuah organisasi yang terstruktur, kuat, dan memiliki sistem kerja yang terorganisir dengan baik. Contoh penerapan dari teori ini adalah pada negara-negara dengan tipe kepemimpinan yang dominan.

Jadi, birokrasi adalah sebuah model organisasi normatif, yang menekankan struktur dalam organisasi. Unsur-unsur birokrasi masih banyak diketemukan diorganisasi-organisasi modern yang lebih kompleks daripada hubungan “face-to-face” yang sederhana. Organisasi perusahaan, sekolah-sekolah, pemerintah dan organisasi-organisasi besar lainnya banyak mempergunakan konsep-konsep teori birokrasi.

REFERENSI
Buku
Rina Martini. 2012, Buku Ajar Birokrasi Dan Politik. Universitas Diponegoro, Semarang
J. Endi Rukmo. Diktat  kuliah ” Birokrasi Pemerintahan Indonesia ”. 5 Desember 2012. http://rincian.com/birokrasi-di-indonesia/ diakses pada tanggal 1 May 2013
Jhen. Birokrasi. 11 Oktober 2011.
http://www.scribd.com/doc/72238613/LANDASAN-TEORI-BIROKRASI diakses pada tanggal 01 May 2013

Web
Melky. Teori Birokrasi, 19 November 2012. http://melkyat.blogspot.com/2012/11/teori-birokrasi.html diakses pada 01 May 2013
Indra Kurnia, 05 Februari 2008. Kutipan Buku Birokrasi Martin Albrow. http://kaummudayangmerana.blogspot.com/2008/02/kutipan-buku-birokrasi-martin-albrow.html diakses pada 01 May 2013

Pengawas dituntut memiliki kompetensi sosial, khususnya dalam menjalin mitra dengan para stakeholder lainnya. Hal ini karena dalam bekerja pengawas bertemu banyak orang dengan berbagai latar belakang, kondisi, kepentingan serta persoalan yang dihadapi. Mereka juga harus mampu bermitra baik dengan individu maupun kelompok, selain itu pengawas juga berperan untuk mengembangkan jaringan kemitraan dengan berbagai pihak yang terkait dengan peningkatan mutu, dan mengembangkan tim kerjasama yang kokoh. Oleh sebab itu pengawas dituntut agar dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pihak terutama pihak yang diawasi . Kedudukan dan Fungsi Komunikasi Organisasi tidak akan efektif apabila interaksi diantara orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi tidak pernah ada komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan aktivitas tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada seseorang atau kelompok orang. Dengan Komunikasi, maka fungsi manajerial yang berawal dari fungsi perencanaan, implementasi dan pengawasan dapat dicapai

Pengawas harus mampu membangun komunikasi efektif. Membangun Komunikasi Efektif Komunikasi efektif bagi pimpinan merupakan keterampilan penting karena perencanaan, pengorganisasian, dan fungsi pengendalian dapat berjalan hanya melalui aktivitas komunikasi. Dalam beberapa situasi di dalam organisasi, kadangkala muncul sebuah pernyataan di antara anggota organisasi, apa yang kita dapat adalah kegagalan komunikasi. Pernyataan tersebut mempunyai arti bagi masing-masing anggota organisasi, dan menjelaskan bahwa yang menjadi masalah dasar adalah komunikasi, karena kemacetan atau kegagalan komunikasi dapat terjadi antar pribadi, antar pribadi dalam kelompok, atau antar kelompok dalam organisasi. Komunikasi bagi pimpinan merupakan aspek pekerjaan yang penting sebagai bagian dari fungsi organisasi. Masalah bisa berkembang serius manakala pengarahan menjadi salah dimengerti; gurauan yang membangun dalam kelompok kerja malah menyulut kemarahan; atau pembicaraan informal oleh pimpinan terjadi distorsi (penyimpangan). Dengan kata lain bahwa masalah komunikasi dalam organisasi adalah apakah anggota organisasi dapat berkomunikasi dengan baik atau tidak? Komunikasi merupakan keterampilan dasar seorang pengawas, dan merupakan elemen penting dalam pelayanan, karena menyangkut kompetensi pengawas sebagai orang yang melayani kepentingan dan kebutuhan, utamanya, Keterampilan dasar berkomunikasi bagi seorang pengawas adalah:

a.       Mampu saling memahami kelebihan dan kekurangan individu

b.      Mampu mengkomunikasikan pikiran dan perasaan

c.       Mampu saling menerima, menolong, dan mendukung

d.      Mampu mengatasi konflik yang terjadi dalam komunikasi

e.       Saling menghargai dan menghormati

Mengembangkan keterampilan berkomunikasi bagi pengawas dapat dilakukan dengan memperhatikan:

1.      Manfaat dan pentingnya komunikasi

2.      Penguasaan perilaku individu

3.      Komponen-komponen komunikasi, Praktek keterampilan berkomunikasi

4.      Latihan yang terus-menerus

5.      Partner berlatih

Untuk meningkatkan kemampuan adaptif berkomunikasi Seorang pengawas perlu membangun jaringan komunikasi yang sehat, baik dengan Analisis jaringan komunikasi dapat dilakukan untuk mengetahui: Peranan individu (karyawan) dalam penyaluran informasi organisasi, yang sekaligus juga menunjukkan pola interaksi antara individu tersebut dengan individu lain, Bentuk hubungan atau koneksi orang-orang dalam organisasi dan kelompok tertentu (klik) Keterbukaan/ketertutupan individu atau kelompok.

Peranan seorang pengawas dalam suatu jaringan komunikasi menurut pendapat (Thoha, 1990,167) adalah :

1.      Opinion leader, individu yang diakui menguasai informasi (kuantitas dan kualitas) dan dengan informasi tersebut mampu mempengaruhi perilaku dan keputusan-keputusan yang diambil oleh individu, kelompok, atau organisasi. Opinion leader tidak selalu memiliki otoritas formal, bahkan pada umumnya merupakan pimpinan informal.

2.      Gate keepers, individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Individu yang menentukan apakah suatu informasi itu penting atau tidak untuk diteruskan/diberikan kepada pimpinan atau pegawai organisasi.

3.      Cosmopolites, individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mengumpulkan informasi dari berbagai sumber di lingkungan dan menyampaikan informasi organisasi kepada lingkungan.

4.      Bridge, anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan kelompok lain.

5.      Liaison, individu penghubung antar kelompok, dan bukan sebagai anggota salah satu kelompok tersebut.

6.      Isolate, anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.

Posisi atau peranan pengawas dalam jaringan arus informasi akan mempengaruhi, antara lain:

a.       Tingkat kekuasaan (power), hubungan sosial, atau pengaruh individual dalam organisasi.

b.      Partisipasi dalam pelaksanaan tugas (intensitas dan kuantitas kegiatan organisasi, yang dapat berimbas pada peningkatan keterampilan/keahlian).

c.       Kepuasan terhadap arus informasi.

d.      Konsep diri. Keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi akan sangat menentukan bagaimana pengembangan kualitas.

Terutama dalam membentuk jaringan kemitraan dengan share/stake holder. Jaringan kemitraan yang kuat dan saling menguntungkan yang dilayani oleh anggota tim kerjasama yang saling melayani, sudah pasti akan memperlancar pengembangan kualitas. Pengawas yang berpengalaman dan memiliki pengetahuan memadai dapat menyelesaikan berbagai masalah di lapangan

DAFTAR PUSTAKA

http://www.sumbarprov.go.id/detail_artikel.php?id=102

http://pyia.wordpress.com/2010/01/03/tugas-teori-organisasi-umum/

Stoner, James A.F., 1996, Manajemen, Erlangga, Jakarta

Komunikasi dalam Manajemen

Komunikasi ada di mana-mana, di rumah, dikampus, di Mesjid, di Kantor dan sebagainya. Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian (Applboum, 1974 : 63) menyebutkan bahwa tiga perempat (70%) waktu bangun kita digunakan untuk berkomunikasi – membaca, menulis dan mendengar an (We spend an estimated three-fourths of our waking hours in some form of communications-reading, writing, speaking and listening) Komunikasi menentukan kualitas hidup kita. Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi.

Apalagi syarat seorang pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers (1969:180) mengatakan “Leadership is Communication. Kemampuan berkomunikasi akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya. Setiap pemimpin (leader) memiliki pengikut (flower) guna meralisir gagasannya dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain.

Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko, 2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7)

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan utama mengapa manajemen itu dibutuhkan.

Pertama : Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi;

kedua : Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah.

Ketiga : Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.

Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.

Model Komunikasi dalam Organisasi

Model komunikasi yang paling sederhana adalah adanya pengirim, berita (pesan) dan penerima seperti gambar berikut ini : Model ini menunjukkan 3 unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh seorang dapat mengirimkan pesan, tetapi bila tidak ada yang menerima atau yang mendengar, komunikasi tidak akan terjadi. Model komunikasi yang terperinci, dengan unsur-unsur penting dalam suatu organisasi yaitu :

1.      Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan yang

2.      Diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan symbol-simbol, kemudian

3.      Disampaikan atau dikirimkan sebagai pesan kepada penerima

4.      Penerima menangkap symbol-simbol

5.      Diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan

6.      mengirimkan berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.

Sumber (source) atau pengirim mengendalikan berbagai pesan yang dikirim, susunan yang digunakan, dan saluran mana yang akan digunakan untuk mengirim pesan tersebut. Mengubah pesan ke dalam berbagai bentuk simbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, berakan dsb.

Langkah ketiga sumber mengirimkan pesan melalui berbagai saluran komunikasi lisan. Manfaat komunikasi lisan, antar pribadi adalah kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dll) disampaikannya pesan secara tepat, dan memungkinkan umpan bali diproleh.

Sedangkan komunikasi terulis dapat disampaikan melalui media seperti :memo, surat, laporan, catatan, bulletin, surat kabar dsb. Komunikasi tulisan mempunyai kelebihan dalam penyediaan laporan atau dokumen untuk kepenting masa mendatang.

Langkah keempat adalah penerimaan pesan oleh pihak penerima. Pada umumnya penerima menerima pesan melalu panca indera mereka.. banyak pesan penting yang tidak diterima oleh seseorang karena mereka tidak menerima pesan karena kesalahan dalam mememilih media yang tepat.

Langkah kelima adalah decoding. Hal ini menyangkut memahami symbol-simbol yang dipergunakan oleh pengirim (sumber). Ini amat dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga dan gangguan disekitarnya. Dalam komunikasi dua arah antara pimpinan dan stafnya (atasan dan bawahan) kemampuan pimpinan dalam berkomunikasi menjadi factor penentu berhasil tidaknya orang lain memahami ide, gagasan yang ia sampaikan.

Langkah terakhir adalah umpan balik. Setelah pesan diterima dan diterjemahkan, penerima memberikan respon, jadi komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Inilah yang disebut bahwa komunikasi yang efektif.

A. Peroses  Perencanaan Pembangunan

A.    PENGERTIAN PENGAWASAN           

Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta  “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai:

“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.”

atau

“suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”

Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai

“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”

Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.

Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:

a.    mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;

b.    menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;

c.    mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

B.     JENIS-JENIS PENGAWASAN

Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:

1)      Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.

2)      Pengawasan Preventif dan Represif

                Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

                Pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.

3)      Pengawasan Aktif dan Pasif

                Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”

4)      Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid).

                 Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.

Pengertian pengawasan menurut para ahli,yaitu;

Ø  Sondang P.siagian , pengawasan ialah proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan brjalan,sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

Ø  Suvamto, pengawasan ialah segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas atau kegitan,apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak.

C.     FUNGSI DAN TUJUAN PENGAWASAN;

a.       Fungsi pengawasan yaitu

·         Menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk melakukan akutansi atas perubahan social,ekonomi.

·         Membantu menentukan apakah sumber daya dan pelayanan yang simaksudfkan untuk kelompok sasaran.

·         Bermanfaat untuk menetukan apakah tindakan diri para administrator sesuai dengan baik.

b.      Tujuan pengawasan yaitu;

·         Mengatahui jalanya pekerjaan apakah lancer atau tidak.

·         Memperbaiki kesalahan yg dbuat oleh pegawai.

·         Mengetahui penggunaan budget yang tlah ditetapkan dalam rencana awal yg terarah kepada sasarannya dan sesuai dgn rencanakan.

·         Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dgn program.

·         Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dgn yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

c.       Sifat – sifat pengawasan yaitu,

·         Polik

·         Yuridis

·         Administrative

·         Fungsional

·         Masyrakat

·         Ekonomis

·         Moril

d.      Langkah-langkah pengawasan;

Ø  Suatu membuat planning (perencanaan).

Ø  Adanya pelaksanaan dari aktfitas

Ø  Harus perlihat perubahaanyg terjadi.

Ø  Bersifat ekonomi

e.       Prinsip –prinsip pengawasan;

·         Meniliki motivasi

·         Memiliki apa yg sedang dikerjakan

·         Membandingkanyg diperoleh dari hasilyg diberikan

·         Penerimaan hasilatau hak hasil

f.       Keuntungan pekerjaan pengawasan;

§  Tujuan lebih mudah dapat dicapai

§  Bercipta suasana keterbukaan dan kejujuran

§  Menimbulkan rasa PD dan menghilangkan rasa curigaan dalam organisasi

§  Menimbulkan rasa aman dan mendorong jiwa yg sehat

§  Mendukung rasa saling memiliki

§  Meningkatkan pikran yg sehat

§  Meningkatkan PD dan produktifitas

§  Transparan

D.    FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGAWASAN

           Adanya berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperiukan oleh setiap organisasi. Menurut T. Hani Handoko faktor-faktor tersebut adalah:

a)      Perubahan Lingkungan Organisasi

                        Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tentang atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan­-perubahan yang terjadi.

b)      Peningkatan Kompleksitas Organisasi

                        Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat.

c)      Kesalahan-Kesalahan

                        Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum menjadi kritis.

d)     Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang

             Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengiplementasikan sistem pengawasan.

PENGENDALIAN

1.      PENGERTIAN
Seperti hanya pada mobil,anda menekan gas,maka mobil anda akan berjalan lebih cepat.Putarlah setir anta maka mobil akan berganti arah.tekan pedal rem,maka mobil pun akan segera berhenti atau melaju secara perlahan. Dengan segala perangkat ini,anda mengendalikan arah dan kecepatan: jika beberapa diantaranya tidak berfungsi, mobil tidak akan melakukan apa yang anda inginkan. Dengan kata lain,mobil tersebut berada diluar kendali.

Sebuah Organisasi juga harus dikendalikan; yaitu perangkat harus berda pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Akan tetapi pengendalian organisasi lebuh rumit daripada menegemudikan sebuah mobil.

Pengendalian adalah suatu proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan untuk menjamin hasil yang diharapkan. Sedangkan Proses Pengendalian manajemen adalah pross dimana manajer pada seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang di maksud.

Proses pengendalian megukur kemajuan kearah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan perbaikan.

Langkah-langkah Dalam Proses Pengendalian.Definisi Mockler membagi pengendalian dalam empat langkah:

a.       Penetapan standard dan metode untuk pengukuran prestasi

b.      Langkah ini mencakup standart dan ukuran untuk segala hal

c.       Pengukuran Prestasi

d.      Langkah ini merupakan proses yang berkesinambungan, berulang-ulang dengan frekuensi yang actual tergantung pada jenis aktifitas yang sedang diukur.

e.       Membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan target atau standard yang telah ditetapkan sebelumnya.

f.       Jika prestasi sesuai dengan standar, manajer dapat mengasumsikan bahwa” Segala sesuatu telah berjalan secara terkendali, ia tidak perlu ikut campur secara aktif dalam operasi organisasi

g.      MengambiltindakanperbaikanIni dilakukan jika prestasi turun di bawah standard dan analisis menunjukan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan ini dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau lebih banyak aktivitas dalam operasi organisasi. Para manajer hanya memonitor prestasi kerja dan bukan melakukan pengendalian.

h.      Proses pengendalian harus dilaksanakan oleh manajer diseluruh organisasi. Karena pentingnya pengendalian keuangan, ada sebagian orang mengangap bahwa tangungjawab pengendalain ini untuk sebagian besar dapat diserahkan kepada akuntan atau kontroler. Akan tetapi semua manajer perlu mengadakan pengendalian, agar pelaksanaan operasinya dapat berhasil.

i.        Arti Penting Pengendalian.Tidaklah mungkin untuk membayangkan adanya perusahaan yang sama sekali tidak melakukan pengendalian dalam arti seluas-luasnya. Pengendalian itu perlu, agar perusahaan dapat mencapai tujuanya..

2.      FACTOR-FAKTOR YANG MENCIPTAKAN KEBUTUHAN AKAN PENGENDALIAN
Factor-factor itu meliputi :

a)      Perubahan. Merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam lingkungan organisasi manapun. Melalui fungsi pengendalian, manajer mendeteksi perubahan yang mempengaruhi produk atau jasa perusahaan. Ia kemudian dapat mengambil tindakan untuk mengatasi ancaman atau memanfaatkan peluang yang muncul akibat perubahan tersebut.

b)      Kerumitan. Yang menambah sifat komplek organisasi zaman sekarang ialah desentralisasi. Desentralisasi dapat mempermudah usaha pengendalian organanisasi, karena operasi organisasi tidak perlu lagi dikontrol oleh kantor pusatnya.

c)      Kesalahan. Tidak dapat dipungkiri sebagai manusia anggota organisasi juga dapat membuat kesalahan, dengan system pengendalian memungkinkan manajer untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan sebelum menjadi gawat.

d)     Delegasi. Hal ini merupakan salah satu cara manajer untuk menentukan apakah bawahanya melaksanakan tugas yang didelegasikan kepadanya dengan menerapkan system pengendalian.

3.      ELEMAN-ELEMEN SYSTEM PENGENDALIAN

Ø  Pelacak ( Detector) atau sensor, sebuah perangkat yang mengukur apa yang sebenarnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

Ø  Penaksir ( assessor), suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa actual dengan membandingkanya dengan bebrapa standar atau ekspetasi dari yang sebenarnya terjadi.

Ø   Effektor, suatu perangkat(yamg sering disebut feedback) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang dipenuhi.

Ø  Jaringan komunikasi, perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effektor.


                     Metoda pengendalian organisasi dewasa ini telah menjadi lebih cermat dan tidak lagi mudah, sebagian diakibatkan oleh pengunaan computer dalam pengolahan data. Kita menyadari bahwa pengendalian yang terlalu ketat akan merugikan baik bagi organisasi maupun individu dalam organisasi itu. Pengendalian yang memaksa para anggota organisasi tengelam dalam tata cara resmi, atau terlalu banyak membatasi berbagai perilaku akan mematikan motivasi, merintangi kreatifitas dan akhirnya akan merusak pelaksanaan tugas dalam organisasi.


                     Tingkat pengendalian yang dianggap ekstream atau berbahaya, berbeda-beda tergantung pada situasinya. Biro iklan misalnya mungkin akan memerlukan pengendalian yang lebih fleksibel dari pada laboratorium riset. Iklim perekonomian mungkin akan mempengaruhi tingkat pengendalian yang dapat diterima oleh anggota organisasi. Dalam keadaan resesi, sebagian besar dari masyarakat akan dapat menerima pengendalian dan pembatasan yang lebih ketat, akan tetapi dalam kondisi pertumbuhan yang makmur, peraturan dan pembatasan kerap kali akan tampak seolah-olah kurang sesuai.

                      Dengan demikian, tugas manajer dalam menegakan pengendalian adalah sedapat mungkin menemukan keseimbangan yang memadai antara pengendalian organisasi yang cukup efektiv dan kebebasan individu. Terlalu banyaknya pengendalian akan menjadikan organisasi sebagai tempat kerja yang menyesakan, yang merintangi, dan yang tidak dapat memberikan kepuasan kerja pada para karyawannya. Dengan pengendalian yang terlalu kendor, organisasi menjadi kacau balau, tidak efisien, dan tidak efektiv dalam mencapai tujuannya.


                       Karena Organisasi, orang-orang, lingkungan dan teknoligi terus mengalami perubahan,system pengendalian yang efektif membutuhkan peninjauan kembali dsan perubahan ayang berkesinambungan., sebagai contoh , bila sebuah divisi produksi mempekerjakan individu yang relative tidak memiliki keterampilan dan tidak berminat akan pekerjaanya.,maka system pengendalian mungkin memerlukan sering diadakannya pemeriksaan mutu dan produktifitas yang terinci.akan tetapi jika perusahaaan bermaksud untuk memprodukdsi produk /jasa yang sama dilokasi yang lain dengan karyawan yang lebih terampil dan tertarik akan pekerjaanya,maka system pengendalianmya mungkin membutuhjkan lebih sedikit tempat-tempat pengukuran dan para karyawannya dapat dibarikan otonomi dan tanggung jawab yang lebih besar untuk memantau dan memperbaiki prestasi kerjanya.

4.      JENIS-JENIS METODE PENGENDALIAN
Metode-metode pengendalian dapat dikelompokan menjadi :

a.       Pengendalian pra-tindakan.
Pengendalian pratindakan memastikan bahwa sebelum suatu tindakan diambil maka sumber daya manusia, bahan dan keuangan yang diperlukan telah dianggarkan.

b.       Pengendalian Kemudi, atau Pengendalian Umpan Kedepan.
Pengendalian kemudi dirancang untuk mendeteksi penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan tindakan perbaikan diambil sebelum suatu urutan tertentu dirampungkan.

c.       Pengendalian Penyaringan
Pengendalian penyaringan merupakan suatu proses dimana aspek-aspek spesifik dari suatu prosedur harus disetujui atau syarat tertentu harus dipenuhi sebelum kegiatan dapat dilanjutkan. Pengendalian penyaringan menjadi sangat berguna sebagai alat pengecekan ulang.

d.      Pengendalian Purna Tindakan
Pengendalian purna tindakan mengukur hasil-hasil dari suatu tindakan yang telah dirampungkan.

5.      KARAKTERISTIK SISTEM PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

Ø  System-sistem pengendalian yang dapat dihandalkan dan yang efektif mempunyai karakteristik tertentu yang sama. Arti penting relative dari karakteristik tersebut akan berbeda-beda menurut keadaan masing-masing, tetapi sebagian besar system pengendalian diperkuat oleh kehadiranya.

Ø  Akurat, informasi tentang hasil prestasi harus akurat.

Ø  Tepat waktu.

Ø  Informasi harus dikumpulkan, diarahkan dan segera dievaluasi jika hendak diambil tindakan tepat pada waktunya untuk menghasilkan perbaikan

Ø  Obyektif dan Konprehensif, informasi dalam system pengendalian harus dapat dipahami dan dianggap onyektif oleh individu yang mengunakanya.

Ø  Dipusatkan pada tempat-tempat pengendalian strategic. Sistem pengendalian sebaiknya dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak akan terjadi penyimpangan dari standar atau yang akan menimbulkan kerugian paling besar.

Ø  Dari segi ekonomi realistis, biaya untuk mengimpletasi system pengendalianya sebaiknya lebih sedikit atau maksimal sama dengan keuntungan yang diperoleh darisystemitu.
Realistis dari segi organisasi.

Ø  Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi.

Ø  Luwes. Sistem pengendalian harus mengandung sifat luwes, sehingga organisasi tersebut dapat segera bertindak untuk mengatasi perubahan-perubahan yang merugikan atau menfaatkan peluang-peluang baru.

Ø  Persepektif dan Operasional. Sitem pengendaliaan yang efektif dapat mengidentifikasi, setelah terjadi penyimpangan dari standar, tindakan perbaikan yang perlu diambil.

Ø  Diterima oleh para anggota organisasi. Pengendalian harus berkaitan dengan tujuan yang berarti dan dapat diterima.

Agar pengendalian bisa berlangsung seperti yang diinginkan, Newman menganjurkan bahwa, standarditu juga harus diterima oleh para anggota organisasi sebagai bagianintegral dan adil dari pekerjaanmereka.

Masalah dalam Penetapan Sistem Pengendalian yang Efektif.Sejumlah masalah yang menggangu akan merintangi efektifitas system pengendalian yang sering timbul;

·         Factor-faktor yang dengan mudah diukur terlalu banyak dititikberatkan, sementara hal-hal yang sulit diukur toidak diberi perhatian yang cukup.

·          Factor-faktor jangka pendek mungkin terlalu berlebihan ditekankan dengan mengorbankan factor-faktir jangka panjang.

·         System pengendalian mungkin tidak disesuaikan untuk mencerminkan pergeseran dalam arti penting berbagai aktifitas dan tujuan di kemudian hari.

6.      SISTEM PENGENDALIAN INTERN

à Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :

1.         Menjaga kekayaan organisasi.

2.         Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3.         Mendorong efisiensi.

4.         Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).

Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi  dan tanggung jawab antar unit organisasi.

Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

Elemen Pengendalian Internal

1.Lingkungan Pengendalian

2.Sistem Akuntansi

3.Prosedur Pengendalian

7.      LINGKUNGAN PENGENDALIAN

Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.

Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya.

(menggambarkan apa yang seharusnya bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan

(Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)

                                                     DAFTAR PUSTAKA



Anggoro, Linggar. 2002. Teori dan Profesi Kehumasan. Serta Aplikasinya di Indonesia. Cetakan Ketiga. Bumi Aksara, Jakarta.
Ardianto, Elvinaro dan Sumirat, Soleh. 2004.pengawasan pengandalian.. Cetakan Ketiga. Remaja Rosdakarya, Bandung.
Aryani, Situ Nur. 2006. Penerapan CSR yang Lebih Strategis. Fajar, Rudi. 2005. Spektrum Pelaku CSR.
Greener, Toni. 2002. Public Relations dan Pembentukan Citranya. Cetakan Ketiga. Bumi Aksara, Jakarta.
Hubeis, Musa. 2001. Pengawasan dan pengandalian dalam Organisasi. Makalah Seminar Nasional Peran Public Relations dalam Pembangunan Pertanian Efektif dan