Mengembangkan Komunikasi Pengawasan yang Efektif
Pengawas dituntut memiliki kompetensi sosial, khususnya dalam menjalin mitra dengan para stakeholder lainnya. Hal ini karena dalam bekerja pengawas bertemu banyak orang dengan berbagai latar belakang, kondisi, kepentingan serta persoalan yang dihadapi. Mereka juga harus mampu bermitra baik dengan individu maupun kelompok, selain itu pengawas juga berperan untuk mengembangkan jaringan kemitraan dengan berbagai pihak yang terkait dengan peningkatan mutu, dan mengembangkan tim kerjasama yang kokoh. Oleh sebab itu pengawas dituntut agar dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pihak terutama pihak yang diawasi . Kedudukan dan Fungsi Komunikasi Organisasi tidak akan efektif apabila interaksi diantara orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi tidak pernah ada komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan aktivitas tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada seseorang atau kelompok orang. Dengan Komunikasi, maka fungsi manajerial yang berawal dari fungsi perencanaan, implementasi dan pengawasan dapat dicapai
Pengawas harus mampu membangun komunikasi efektif. Membangun Komunikasi Efektif Komunikasi efektif bagi pimpinan merupakan keterampilan penting karena perencanaan, pengorganisasian, dan fungsi pengendalian dapat berjalan hanya melalui aktivitas komunikasi. Dalam beberapa situasi di dalam organisasi, kadangkala muncul sebuah pernyataan di antara anggota organisasi, apa yang kita dapat adalah kegagalan komunikasi. Pernyataan tersebut mempunyai arti bagi masing-masing anggota organisasi, dan menjelaskan bahwa yang menjadi masalah dasar adalah komunikasi, karena kemacetan atau kegagalan komunikasi dapat terjadi antar pribadi, antar pribadi dalam kelompok, atau antar kelompok dalam organisasi. Komunikasi bagi pimpinan merupakan aspek pekerjaan yang penting sebagai bagian dari fungsi organisasi. Masalah bisa berkembang serius manakala pengarahan menjadi salah dimengerti; gurauan yang membangun dalam kelompok kerja malah menyulut kemarahan; atau pembicaraan informal oleh pimpinan terjadi distorsi (penyimpangan). Dengan kata lain bahwa masalah komunikasi dalam organisasi adalah apakah anggota organisasi dapat berkomunikasi dengan baik atau tidak? Komunikasi merupakan keterampilan dasar seorang pengawas, dan merupakan elemen penting dalam pelayanan, karena menyangkut kompetensi pengawas sebagai orang yang melayani kepentingan dan kebutuhan, utamanya, Keterampilan dasar berkomunikasi bagi seorang pengawas adalah:
a. Mampu saling memahami kelebihan dan kekurangan individu
b. Mampu mengkomunikasikan pikiran dan perasaan
c. Mampu saling menerima, menolong, dan mendukung
d. Mampu mengatasi konflik yang terjadi dalam komunikasi
e. Saling menghargai dan menghormati
Mengembangkan keterampilan berkomunikasi bagi pengawas dapat dilakukan dengan memperhatikan:
1. Manfaat dan pentingnya komunikasi
2. Penguasaan perilaku individu
3. Komponen-komponen komunikasi, Praktek keterampilan berkomunikasi
4. Latihan yang terus-menerus
5. Partner berlatih
Untuk meningkatkan kemampuan adaptif berkomunikasi Seorang pengawas perlu membangun jaringan komunikasi yang sehat, baik dengan Analisis jaringan komunikasi dapat dilakukan untuk mengetahui: Peranan individu (karyawan) dalam penyaluran informasi organisasi, yang sekaligus juga menunjukkan pola interaksi antara individu tersebut dengan individu lain, Bentuk hubungan atau koneksi orang-orang dalam organisasi dan kelompok tertentu (klik) Keterbukaan/ketertutupan individu atau kelompok.
Peranan seorang pengawas dalam suatu jaringan komunikasi menurut pendapat (Thoha, 1990,167) adalah :
1. Opinion leader, individu yang diakui menguasai informasi (kuantitas dan kualitas) dan dengan informasi tersebut mampu mempengaruhi perilaku dan keputusan-keputusan yang diambil oleh individu, kelompok, atau organisasi. Opinion leader tidak selalu memiliki otoritas formal, bahkan pada umumnya merupakan pimpinan informal.
2. Gate keepers, individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Individu yang menentukan apakah suatu informasi itu penting atau tidak untuk diteruskan/diberikan kepada pimpinan atau pegawai organisasi.
3. Cosmopolites, individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mengumpulkan informasi dari berbagai sumber di lingkungan dan menyampaikan informasi organisasi kepada lingkungan.
4. Bridge, anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan kelompok lain.
5. Liaison, individu penghubung antar kelompok, dan bukan sebagai anggota salah satu kelompok tersebut.
6. Isolate, anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.
Posisi atau peranan pengawas dalam jaringan arus informasi akan mempengaruhi, antara lain:
a. Tingkat kekuasaan (power), hubungan sosial, atau pengaruh individual dalam organisasi.
b. Partisipasi dalam pelaksanaan tugas (intensitas dan kuantitas kegiatan organisasi, yang dapat berimbas pada peningkatan keterampilan/keahlian).
c. Kepuasan terhadap arus informasi.
d. Konsep diri. Keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi akan sangat menentukan bagaimana pengembangan kualitas.
Terutama dalam membentuk jaringan kemitraan dengan share/stake holder. Jaringan kemitraan yang kuat dan saling menguntungkan yang dilayani oleh anggota tim kerjasama yang saling melayani, sudah pasti akan memperlancar pengembangan kualitas. Pengawas yang berpengalaman dan memiliki pengetahuan memadai dapat menyelesaikan berbagai masalah di lapangan
DAFTAR PUSTAKA
http://www.sumbarprov.go.id/detail_artikel.php?id=102
http://pyia.wordpress.com/2010/01/03/tugas-teori-organisasi-umum/
Stoner, James A.F., 1996, Manajemen, Erlangga, Jakarta
Tidak ada komentar: